Contexte / Mission

Sous la responsabilité de la responsable de l’équipe ARH/GECO, et en collaboration avec une autre gestionnaire, la fonction a pour mission principale, au sein de l’équipe GECO, la gestion administrative des dossiers du personnel administratif et technique de l’université ainsi que la gestion de la procédure de Permis Unique (PU).

Fonction

1. Gestion des contrats PAT (50%) :
 

• Analyser les demandes d’engagement du personnel administratif en regard des statuts et des règlements de l’université, des bailleurs de fonds (pour les crédits extérieurs), et de la législation belge.
• Etablir le contrat de travail et gérer l’ensemble des formalités administratives liées à l’engagement du/de la travailleur·euse.
• Fournir les informations au/à la nouveau·elle travailleur·euse et lui fournir les informations sur son contrat de travail, ses droits et devoirs.
• Etre la personne de référence pour le/la travailleur·euse pour les questions liées à son contrat.
• Gérer les échéances des contrats de travail : envoi des rappels aux responsables et en assurer le suivi.
• Analyser les demandes de notification de préavis pour raisons budgétaires et en assurer le suivi.

2. Gestion des Permis uniques (50%) :
 

• Réception demande d'engagement/octroi de bourse.
• Transmission demande d'engagement et annexes à GECO aux autorités compétentes.
• Envoi au/à la demandeur·euse, de la liste des documents requis pour la demande de PU.
• Réception des documents requis.
• Réponse aux questions liées au PU.
• Envoi du dossier complet sur la plateforme Working in Belgium.
• Gestion des retours de questions ou refus de la part des Régions et/ou Office des Etrangers.
• Envoi du PU.
• Encodages dans SAP.

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de niveau bachelier en Ressources humaines ou en droit.
• Connaissances bureautiques (word, excel…)
• Une expérience en SAP-HR et Success Factors constitue un atout.
• Rigueur et ordre.
• Esprit d’analyse.
• Autonomie et sens de l’initiative.
• Qualité de contact.
• Aptitude à travailler en équipe.
• Bonne résistance au stress.

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.