Contexte / Mission

Rapportant au responsable du service de Gestion Technique du Patrimoine de Woluwe (GTPW), la personne assurera la gestion technique et logistique des auditoires des sites Bruxellois de l’UCLouvain (principalement Woluwe-St-Lambert et déplacements sur Saint-Gilles possibles).

Par ailleurs, elle mettra son expertise dans le domaine audiovisuel au service de la communauté universitaire et fera un suivi technique des problèmes au référent.

Cette mission étant principalement orientée terrain, la personne sera souvent l'interlocuteur·trice des utilisateurs·trices.

Fonction

• Ouvertures et fermetures d’auditoires en collaboration avec le gardiennage (si nécessaire).
• Mise à disposition de matériel aux utilisateurs·trices (demandes reçues via le programme ADE expert, par mail ou par téléphone).
• Assistance logistique immédiate (via GSM) ou sur rendez-vous pour les cours et les colloques ; matériel audiovisuel, connexion des moyens informatiques, réglages son et lumières des auditoires, streaming, enregistrement des cours (via teams ou autres), mobilier, …
• Responsabilité de la bonne tenue quotidienne des auditoires et réalisation de travaux de petit entretien (revêtement de sol, barillet de porte, revisser du mobilier…)
• Rôle d’intermédiaire bâtiment (contrôle du fonctionnement des installations techniques et de chauffage, électricité, éclairage, …) et relais aux services techniques GTPW.
• Assurer un suivi rigoureux du matériel audiovisuel et du mobilier des auditoires.
• Communiquer et veiller au bon respect de toutes les recommandations et consignes de sécurité auprès de tous/toutes les utilisateurs·trices des auditoires (quotidien et évènementiel).
• Intervention de premiers secours de type évacuation ou incendie en cas d’urgence en attendant les services spécialisés.
• Réalisation, avec l’organisateur·trice, d’états des lieux avant et après évènements.
• Veiller à la bonne mise en œuvre d’installations sur base des plans réalisés par les organisateurs·trices d’évènements (étudiant·es, tiers…).
• Collaborer avec le secrétariat sectoriel et les secrétariats facultaires dans certaines de leurs missions ponctuelles (événements d’information, aide en session d’examens).
• Assurer l’interface sur le terrain entre le secrétariat responsable de la réservation administrative des auditoires et les utilisateurs·trices (colloques, séminaires)

Le contenu de la fonction est susceptible d’évoluer dans le temps, en fonction des besoins du service et des compétences de la personne.
Une certaine flexibilité dans les horaires pourra être demandée de manière à assurer une présence continue auprès des académiques du secteur des sciences de la santé (horaire de référence : 7.30 – 16.15 à valider).

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de niveau humanité secondaires supérieures (A2 – technique ou équivalent) ou CESS avec expérience équivalente.
• Bonne présentation.
• Capacité orale aisée, avec des publics très différents (étudiant·es, professeur·es, personnel administratif et techniques, tiers …)
• Sens très développé de l’accueil et du service.
• Esprit d’équipe, dynamisme, sociabilité et assertivité.
• Réactivité et adaptabilité.
• Capacité à gérer le stress et l’urgence.
• Capacité à intervenir devant un public nombreux.
• Sens de l’organisation et capacité à prioriser ses actions.
• Bonne capacité à l’écrit.
• Rigueur.
• Discrétion.
• Ponctualité.
• Connaissances en audio-visuel et un intérêt pour ces techniques.
• Disponible à des horaires hebdomadaires flexibles (suite à une demande pour évènement, colloques, Dhc, …), voire certains samedis et certaines gardes avant minuit.
• Connaissance en bureautique (Word, Excel, Teams, Outlook) et intérêt pour l’informatique en général.
• Bonne condition physique (déplacements à pieds quotidiens - 5 à 10 kms par jour).
• Sens de la communication et de la diplomatie, gestion des conflits.
• Polyvalent·e, avec capacité à développer de nouvelles compétences.

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.