Contexte / Mission

La fonction s’exerce au sein de la Faculté des sciences économiques, sociales, politiques et de la communication (ESPB) sur le site de Saint-Louis Bruxelles, qui organise sept programmes de bachelier, un master et un master de spécialisation, et accueille un peu plus de 2000 étudiant·es.

Sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle de la responsable administrative de Faculté, le ou la conseiller·ère aux études exerce les fonctions suivantes :

• Accompagner les étudiant·es dans leur parcours et participer au processus de constitution de leur programme d’études 
• Contribuer à l’amélioration et à la mise en œuvre des procédures liées aux parcours  étudiants 
• Participer activement aux commissions de programmes et d’enseignement 
• Assurer ponctuellement des missions d’analyse ou d’appui liées à l’enseignement

Le ou la conseiller·ère aux études intègre l’équipe de l’administration facultaire. Celle-ci assure l’ensemble des missions de support à l’enseignement et contribue au bon fonctionnement des programmes.

Le ou la conseiller·ère aux études travaille en étroite collaboration avec l’ensemble de l’équipe de l’administration facultaire (responsable administrative de Faculté, gestionnaires de programmes et appuis transversaux) et est en contact régulier avec les étudiant·es, le personnel académique et scientifique, ainsi que les autorités facultaires.

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Objectifs métier

Cette fonction est liée aux métiers de Chargé·e de gestion enseignement et de Chargé·e de missions, selon le cadastre des métiers à l’UCLouvain, dont les objectifs sont :

Pour le volet Chargé·e de gestion enseignement :

En tant que garant·e et référent·e des procédures liées aux parcours étudiants, le ou la chargé·e de gestion - enseignement doit :

• Mettre en œuvre les procédures liées à l’exercice de sa fonction ;
• Accompagner et faciliter la mise en œuvre des procédures gérées auprès des étudiant·es, des enseignant·es et des collègues ;
• Évaluer le déroulement et l’aboutissement des procédures gérées et contribuer à leur amélioration et évolution (démarche qualité).

Pour le volet Chargé·e de missions :

• Recevoir et comprendre les missions reçues et/ou être à l’initiative d’une mission dans son champ de compétences ;
• Réaliser l’étude de faisabilité et/ou opérationnaliser et exécuter les missions reçues ;
• Évaluer régulièrement la réalisation des missions moyennant la mise en œuvre des méthodes adéquates dans un objectif d’amélioration constante ;
• Être le lien entre le décisionnel et l’opérationnel pour la(les) mission(s) concernée(s).

Activités

Accompagnement des étudiant·es dans leur parcours d’études

• Conseiller et accompagner les étudiant·es dans la construction de leur parcours d’études et la compréhension des règles et des décisions relatives à leur parcours, par exemple dans l’élaboration de leur PAE et dans leurs démarches de réorientation ;
• Conseiller et orienter les étudiant·es dans leurs difficultés personnelles, sociales, administratives et d’apprentissage, en assurant le lien avec les services de l’Université : service d’orientation et d’aide à la réussite, service social, service des inscriptions, cellule PEPS ;
• Analyser, traiter et assurer le suivi des dossiers nécessitant une expertise spécifique : parcours atypiques, demandes de valorisation ou d’aménagement complexes, demandes d’allègement, de valorisation de crédits, de remplacement du néerlandais, demandes d’admission et de réorientation ; étudiant·es issu·es de l’étranger ou de la Communauté flamande, etc. 

Gestion et mise en œuvre des procédures liées aux parcours étudiants

En lien avec la mission d’accompagnement des étudiant·es dans leur parcours d’études, et dans le respect des règlements en vigueur :

• Contribuer à la préparation des outils et supports liés aux parcours étudiants (formulaires de composition de programme, balises, profils étudiants, etc.) ;
• Contribuer à la préparation et au suivi des dossiers de dérogation ;
• Assurer la gestion et le suivi des dossiers dans les outils institutionnels (OSIS, EPC) ;
• Participer au processus de délibération.

 Participation aux missions facultaires et institutionnelles

• Participer aux commissions de programmes et d’enseignement et contribuer à leur support (rédaction de PV, etc.) ;
• Contribuer aux activités liées à l’enseignement (organisation de la rentrée académique, cérémonies de remise des diplômes, etc.) ;
• Participer aux réunions utiles au sein de la Faculté et de l’Université.

Pendant les périodes d’affluence (ex : rentrée académique, délibérations, etc.), des prestations dépassant le temps de travail contractuel, donnant ensuite lieu à des récupérations, peuvent être requises. Certaines de ces activités peuvent ponctuellement avoir lieu en soirée et le samedi.

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de niveau universitaire (master) ;

• Qualités humaines : dynamisme, sens de l’écoute, empathie, discrétion, disponibilité.
• Bonne connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur en Fédération Wallonie-Bruxelles et des règlements qui le concernent ou aptitude à l’acquérir rapidement ;
• Excellentes capacités d’analyse et de gestion de dossiers complexes ;
• Rigueur professionnelle et sens des responsabilités ;
• Sens de l’organisation, capacité à planifier, structurer et organiser son travail de manière autonome et à respecter les échéances ;
• Capacité d’adaptation et de gestion des priorités dans un environnement multi-tâches ; aptitude à réagir en faisant preuve de proactivité et de réactivité ;
• Aisance relationnelle, sens du service, aptitude à travailler en équipe et au contact d’interlocuteur·rices divers ;
• Parfaite maîtrise de la langue française, écrite et parlée ; une connaissance de l’anglais et une connaissance passive du néerlandais constituent des atouts ;
• Maîtrise des outils bureautiques : aisance dans l’utilisation des outils courants (Word, Excel, SharePoint, etc.) et aptitude à utiliser les logiciels spécifiques à la fonction (OSIS, EPC, etc.) ;

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

Notre offre

• Contrat à durée indéterminée (personnel administratif et technique), à temps plein, avec une entrée en fonction dès que possible, sur notre site de Bruxelles (Bruxelles) 
• Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles 
• Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An 
• Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. 
• Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement 
• L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne 
• La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens 
• Et plus encore, consultez notre page « Avantages » via ce lien

Toute information complémentaire peut être obtenue en s’adressant à Caroline Dewez (caroline.dewez@uclouvain.be), responsable administrative de la Faculté. 

Les candidats retenus seront recontactés après le 10 août.