Fonction

L’Université Des Ainés (UDA) recherche un.e collaborateur.rice administratif.ve et comptable (H/F), basé.e à LLN.

Contrat ASBL, à 50/70% (à convenir), CDI - Entrée en fonction : début mars. APE souhaitée.

L’Université des Ainés, est présente, sur les sites de l’UCLouvain à Louvain-la-Neuve et à Bruxelles-Woluwe. L’UDA est une association qui met tout en œuvre pour rencontrer les besoins et susciter les envies de formation et d’information intellectuelles et culturelles de ses membres et participant·es.

Elle répond aussi à un besoin de socialisation et de convivialité et oriente ses activités dans ce sens. L’UDA organise des conférences, formations, escapades et voyages culturels ainsi que des séminaires de préparation à la retraite. L’UDA vise un public de tous âges, curieux et désireux de se former, qui a ou peut dégager du temps libre, principalement en journée. Les personnes qui préfèrent ne pas se déplacer pour suivre les conférences et formations peuvent le faire à distance.

Fonction

Sous la responsabilité de la directrice de l’UDA, et en étroite collaboration avec l’ensemble de l’équipe, la personne engagée aura pour missions de :

1. Comptabilité

- Saisir les données de comptabilité générale et enregistrer les écritures comptables :

• Générer les factures depuis la base de données interne, puis les exporter vers Winbooks,
• Télécharger et injecter coda dans une base de données spécifique et dans Winbooks,
• Imputer les paiements reçus sans numéro de communication structurée,
• Télécharger les extraits bancaires et les comptabiliser manuellement
• Importer les fichiers des paiements via Bancontact et Stripe,
• Comptabiliser les factures d'achat,
• Comptabiliser les notes de crédit,

- Saisie des factures, vérification des comptes fournisseurs et clients ;

- Suivre les paiements (gestion des CODA, rappels de paiement, suivi des créances clients, réconciliation avec la banque) ;

- Préparer les états financiers mensuels et annuels ;

- Préparer les documents, en concertation avec la directrice, nécessaires à l’établissement du bilan annuel .

2. Administration

- Gestion des paies et des données administratives des travailleurs

• Corriger les données salariales nécessaires en fin de mois
• Encoder tout changement dans le payroll et rédiger au besoin les documents adéquats
• Calculer et suivre les congés des travailleurs
• Gérer les données du personnel chez Ethias
• Imprimer et envoyer les documents sociaux

- Soutenir l'équipe dans diverses tâches administratives quotidiennes telles que la gestion des courriels, la prise d'appels téléphoniques, l’ouverture de cours par exemple.

Qualifications et aptitudes requises

Qualifications et expériences :

• Expérience en tant qu’assistant administratif et/ou comptable souhaitée ;
• Expérience en GRH (contacts UCM, vérification des fiches de paie, etc.)
• Connaissances des outils informatiques et bureautiques classiques (Microsoft Office, Internet, mise à jour de bases de données) ;
• Connaissance de base en comptabilité souhaitée ou disposition à se former rapidement ;

Aptitudes et qualités requises :

• Pouvoir intégrer une équipe et travailler harmonieusement avec elle ;
• Avoir la volonté de se former et faire preuve de curiosité intellectuelle ;
• Être rigoureux ;
• Être proactif ;
• Faire preuve de déontologie ;
• Être polyvalent.

L’expérience et les qualifications ne sont pas un critère excluant.

Merci d’envoyer votre Curriculum Vitae accompagné d’une lettre de motivation et d’éventuelles lettres de recommandation / références à l’attention de la directrice Marie Trooster à l’adresse jobs@uda-uclouvain.be pour le 20/02 au plus tard.