Contexte / Mission

Intégré·e au sein du staff administratif du Cabinet de l’Administratrice générale, sous la responsabilité hiérarchique de la Cheffe de Cabinet, la personne recrutée assure un appui administratif au service juridique du Cabinet ainsi qu’un support administratif et logistique transversal à l’équipe.

Fonction d’interface au sein de l’institution, le poste requiert rigueur, sens de l’organisation, discrétion et capacité à gérer des sollicitations variées, parfois urgentes, notamment en lien avec des dossiers juridiques sensibles.

Fonction

L’assistant·e administratif·ve assure le support administratif du Conseiller juridique et la gestion documentaire des matières et dossiers juridiques, à savoir entre autres :

• Gestion de l’agenda, accueil des visiteurs, organisation de réunions internes et externes ;
• Traitement du courrier juridique entrant et sortant (contentieux et pré-contentieux) : pré-tri, classement, préparation de réponses simples et suivi ;
• Suivi administratif rigoureux des dossiers : rôle de mémoire et de rappel des échéances ;
• Constitution, mise à jour et archivage des dossiers juridiques (numérisation, classement, partage sur les serveurs) ;
• Mise à jour de bases de données juridiques et de fiches de suivi ;
• Appui administratif à la recherche documentaire simple dans des dossiers internes et des sources externes ;
• Coordination du groupe des juristes : préparation et suivi de réunions, diffusion d’informations, organisation ponctuelle de formations ou colloques.
  
  

L’assistant·e administratif·ve assure par ailleurs un support administratif et logistique transversal au sein du Cabinet, à savoir entre autres :

• Coordination et suivi de la gestion documentaire (identification, classement) et de l’archivage des dossiers gérés par le cabinet ; implication dans l’harmonisation des pratiques (encodage, mise en œuvre et suivi du plan de classement) ; sens de l’efficacité et de la pertinence dans la recherche documentaire ;
• Gestion administrative et comptable de certains dossiers (en lien avec les services compétents) ;
• Soutien et back-up à l’équipe administrative en cas d’absence ou de surcharge (accueil, courrier, téléphone, logistique de réunions).

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de niveau bachelier en secrétariat, assistance de direction, assistance juridique ou CESS avec valorisation d’une expérience équivalente.
• Expérience de minimum 2 à 3 ans dans une fonction administrative ; une expérience dans un environnement juridique et/ou dans l’archivage constitue un atout.
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques courants et des méthodes de classement et d’archivage.
• Capacités rédactionnelles et sens de la synthèse.
• Organisation, rigueur et sens des priorités.
• Discrétion, fiabilité et respect strict de la confidentialité.
• Qualités relationnelles, diplomatie et esprit d’équipe.
• Autonomie, proactivité et flexibilité.
• La connaissance du néerlandais constitue un atout.
  
  

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

Notre offre

• Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles ; 
• Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An ;
• Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. ;
• Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement ;
• L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne ;
• La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens ;
• Un environnement de travail agréable et facilement accessible (ville piétonne à LLN, espaces verts…) ;
• Et plus encore, consultez notre page « Avantages » via ce lien.