Fonction

L’Administration de la Recherche (ADRE) souhaite s’adjoindre un·e collaborateur·trice en vue d’assurer, sous la responsabilité hiérarchique du directeur de l’ADRE, la responsabilité fonctionnelle de la responsable de la cellule  Financements Fondamentaux et Support à la Recherche (RFON), et en étroite collaboration avec les autres assistant·es administratifs·ves et les membres de la cellule RFON :
 

• Le support administratif à la cellule RFON, essentiellement pour le suivi des dossiers FSR et F.R.S.-FNRS (e.a. réception, classement et encodage électronique des dossiers, diffusion des conventions de recherche via l’outil TIGRE, rédaction de courriers de suivi et constitution de tableaux de synthèse) ;
• Le support administratif pour le secrétariat du Conseil de Recherche (e.a. organisation de réunions, réception, classement et encodage électronique des dossiers, diffusion des conventions de recherche via l’outil TIGRE, rédaction de courriers de suivi et constitution de tableaux de synthèse) ;
• Le support administratif pour le secrétariat de la Commission Doctorale de l’UCLouvain (CODOL) et pour la gestion des doctorats (e.a. information de première ligne concernant les procédures administratives liées au parcours doctoral, suivi administratif des procédures afférentes au parcours doctoral) ;
• Un support administratif et logistique aux activités transversales de l’Administration de la Recherche (e.a. permanence, gestion des stocks et commande de matériel de bureau, gestion du courrier, des signataires, accueil téléphonique) ;
• Le support administratif occasionnel à l’une ou l’autre autre cellule d’ADRE, le cas échéant.

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de bachelier professionnalisant / graduat ;
• Expérience de 3 à 5 ans en support administratif à la gestion de projets de recherche ;
• Connaissance des outils informatiques Word, Excel, Powerpoint, FileMaker ;
• Volonté de et capacité à maîtriser les outils IT spécifiques à l’ADRE : TIGRE, SAFIR, SOPHIA, …
• Rigueur, planification, fiabilité et précision ;
• Autonomie et esprit d’équipe ;
• Sens de l’organisation, flexibilité et une certaine aptitude à travailler dans l’urgence ;
• Bonne connaissance de l’anglais, la connaissance d’autres langues constitue un atout.
• Une bonne connaissance du milieu universitaire est un atout.

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.