Fonction

Cette fonction s’exerce sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice administrative de secteur (DAS) et en coordination fonctionnelle avec plusieurs membres de l’équipe administrative du secteur (AST).

Dans ce cadre, le ou la titulaire sera amené·e à mener à bien les tâches suivantes :

• Accueil et permanence : téléphone, courrier, colis, copies, scans
• Réunions et événements : réservations (salles/catering), préparation des documents, diffusion, archivage
• Démarches liées à l’engagement et à l’accueil des nouveaux arrivants et nouvelles arrivantes : chercheures et chercheurs, visiteures et visiteurs, stagiaires, jobistes
• Mobilité “In & Out” : organisation de voyages et de séjours (titres de transport, logements)
• Information & communication interne : bases de données, diffusion d’informations, mailing listes, mise en page de documents, mise à jour de pages web, mise à jour de la signalétique
• Support logistique général :
  - Gestion des stocks des consommables, commande des fournitures,
  - Gestion des bureaux et locaux, clés,
  - Gestion des incidents techniques : contact/relais au service ad hoc …
• Dans le périmètre de travail qui est le sien, documentation des procédures administratives : participation à la rédaction des vadémécums de procédures internes,
• Contribution à la gestion et au suivi des appels à financement gérés par le secteur SST (par exemple : appel visiteurs, appel FSR Ecoles Doctorales, retour TVA, …)
• Traitement des demandes introduites :
  - Première vérification des demandes selon les balises définies
  - Etablissement de tableaux récapitulatifs des demandes introduites et mettant en évidence leur recevabilité
• Suivi des dossiers :
  - Encodage des décisions du bureau de secteur dans un tableau de suivi
  - Rédaction et envoi des courriers ou emails de notification
• Support administratif et logistique aux différentes activités liées aux missions de l’AST (gestion des parcours doctoraux, support à la mobilité internationale, soutien aux plateformes technologiques, …).

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de bachelier professionnalisant ou CESS avec expérience équivalente ;
• Maîtrise des logiciels bureautiques
• Aptitude au travail en équipe ;
• Sens de l’accueil et du service ;
• Excellente connaissance du français ;
• Bonne connaissance de l’anglais écrit et parlé (min. B2) ;
• Esprit d'initiative, autonomie et sens des responsabilités ;
• Une connaissance de l'UCLouvain constitue un atout.

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

Notre offre

• Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles ; 
• Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An ;
• Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. ;
• Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement ;
• L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne ;
• La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens ;
• Un environnement de travail agréable et facilement accessible (ville piétonne à LLN, espaces verts…) ;
• Et plus encore, consultez notre page « Avantages » via ce lien.