Contexte / Mission

Les secteurs de l'université regroupent des facultés, des instituts de recherche et des entités de service (plateformes technologiques et autres services de support logistique et administratif). Ils correspondent aux trois grands domaines de la connaissance : le secteur des sciences de la santé, le secteur des sciences et technologies et le secteur des sciences humaines.

Le secteur est le lieu de coordination et de concertation entre les trois missions de l'université : l'enseignement, la recherche et le service à la société. Il définit les objectifs généraux dans les matières relevant de ses compétences. Il gère les cadres académique, scientifique, administratif et technique. Il répartit les budgets et les autres ressources qui lui sont allouées, y compris les infrastructures. Il assure les concertations intersectorielles.
Dans une logique de subsidiarité, le secteur assure l'interface avec les services généraux de l'université et avec les entités qui les composent.

Fonction

L'assistant·e administratif·ve sera en charge de trois missions principales :

1. Soutien pour les activités liées à l’international :

• • Visites de délégations étrangères (coordination, programme des interventions, catering, cadeaux personnalisés, présentations), coordination avec l’administration des relations internationales.
  • Support administratif pour le Groupe Action Internationale (GAI) qui définit la politique internationale du secteur :
    - Planification et organisation des réunions,
    - Mise en œuvre administrative des décisions prises, rédaction de PV,
    - Mise à jour, suivi et élaboration des dossiers relatifs aux bourses d’excellence (6 bourses par an).
  • Accords de mobilité : coordination de l’information, suivi des mobilités « doctorants et doctorantes » dans l’application interne (OSIS-mobi). Participation aux réunions dédiées aux répondants et répondantes mobilité, relais vers les facultés du secteur.
  • Circle U : aide administrative pour les cours d’été (établissement de la convention, contact avec les étudiants et étudiantes, démarches dans l’application interne OSIS-mobi).

2. Soutien administratif, logistique et organisationnel (réunions internes et événements) pour l’administration sectorielle :

• • Gestion du planning et contacts avec le service communication (AREC),
  • Sélection des prestataires et fournisseurs, contacts et coordination avec les interlocuteurs et interlocutrices internes, réservation/location de salles,
  • Envoi des invitations, suivi des inscriptions,
  • Présence logistique le jour de l’événement.

3. Soutien en matière de communication pour le secteur :

• • Mise à jour du portail et des supports sectoriels de communication,
  • Création d’outils collaboratifs,
  • Diffusion de l’information (interne et avec les 2 cliniques universitaires).

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Titulaire d'un diplôme de bachelier (ou graduat) ou expérience équivalente,
• Maitrise des outils informatiques (Office) + facilités pour apprendre des outils internes,
• Bonne connaissance des outils et pratiques en communication,
• Connaissance professionnelle de l’anglais,
• Gestion des priorités (multi-tasking),
• Rigueur et précision,
• Bonne rédaction et orthographe,
• Autonomie et proactivité,
• Sens du contact,
• La connaissance du milieu universitaire et/ou international sera considéré comme un atout.

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

Notre offre

• Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles ; 
• Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An ;
• Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. ;
• Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement ;
• L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne ;
• La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens ;
• Un environnement de travail agréable et facilement accessible ;
• Et plus encore, consultez notre page « Avantages » via ce lien.