Mission

En tant qu’assistant·e de direction au sein du Rectorat, vous accompagnerez des membres du Conseil rectoral afin de faciliter et d’optimaliser la gestion administrative de leur mandat.

En étroite concertation avec la·le Chef·fe de Cabinet (responsable hiérarchique et fonctionnelle), vous serez la personne de confiance qui assure le suivi administratif des demandes et dossiers.

Par votre fonction, vous serez en contact avec les membres du Conseil rectoral, les entités de l’Université et, à l’externe, les organes nationaux et internationaux. Vous serez intégré·e dans l’équipe administrative du Rectorat et collaborerez avec vos collègues à des tâches transversales.

Les maîtres-mots de votre fonction : organisation et gestion de l’agenda, sens du service, collaboration, support administratif, rapport régulier sur l’état des dossiers, en toute discrétion.

Fonction

- Organisation de l’agenda et accueil :

• Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien de membres du Conseil rectoral
• Participer à la préparation des calendriers des réunions et procédures gérées par le Rectorat
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
• Traiter les courriers et courriels entrants et sortants
• Accueillir les visiteuses et visiteurs
• Préparer et organiser la logistique des événements professionnels : réunions (en présentiel et distanciel), déplacements, missions (en collaboration étroite avec les services concernés)
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires aux réunions et missions (documentation, notes, supports de communication, …)

- Gestion, suivi et archivage des dossiers et documents :

• Gérer la procédure de signature des diplômes au sein du Cabinet

- Communication :

• Assurer le rôle de contact avec les différents interlocuteurs et services (internes et externes) des Autorités
• Veiller à transmettre les informations aux entités concernées
• Rédiger des courriers

- Activités transversales du Cabinet du Recteur :

• Organiser et assurer le support logistique des activités transversales du Cabinet
• Collaborer, supporter et être le backup et remplacement des collègues si et lorsque il y en a besoin

La fonction offre la possibilité d’être force de proposition pour l’adaptation de celle-ci aux nouveaux outils de gestion et de communication
Un plan de formation « sur mesure » est prévu.

Attention : pas de télétravail possible dans cette fonction.
 

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins du Rectorat.

Qualifications et aptitudes requises

- Diplôme et expérience :

• Bachelier professionnalisant en secrétariat de direction ou valorisation d’une expérience similaire
• Une expérience d’au moins trois ans dans une fonction de même niveau de responsabilité est requise. La connaissance de l’environnement de l’UCLouvain est un atout.

- Compétences techniques :

• Maîtrise de la bureautique, de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Sharepoint, agendas partagés, Teams, conférences à distance, …)
• Parfaite maîtrise du français (en ce compris capacités rédactionnelles), bonne maîtrise de l’anglais (au moins niveau B2). La connaissance du néerlandais est un atout
• Bonne connaissance et utilisation des méthodes de classement et d’archivage, de la numérisation

- Aptitudes professionnelles :

• Discrétion, sens de la confidentialité
• Résistance au stress ; flexibilité et disponibilité
• Organisation, sens des priorités, rigueur et capacité à s’approprier les procédures établies
• Réactivité et autonomie ; capacité d’anticipation et esprit d’initiative
• Esprit d’équipe et aisance relationnelle

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.