Contexte / Mission

Le/la titulaire de la fonction apporte un support administratif aux missions du Directeur de l’administration (responsabilité hiérarchique) et du Vice-recteur (responsabilité fonctionnelle) UCLouvain en Hainaut, dans l’organisation de leurs activités.

La mission implique de très nombreuses interactions en interne (services généraux, facultés et instituts, administrations sectorielles) et externes (autres universités, Hautes Ecoles, institutions partenaires, Pôle hainuyer, organisation partenaire, tissu socio-économique local, mandataires politiques, etc.). Ceci nécessite de faire preuve de tact et de discrétion.

Les tâches à entreprendre et à suivre se caractérisent par leur diversité, leur simultanéité et, par là même la difficulté à les anticiper, les planifier et suivre leur déroulement.

Fonction

Intégré·e au sein de l’équipe de direction administrative du Campus FUCaM, l’assistant·e de direction assure les activités suivantes pour le Vice-recteur UCLouvain en Hainaut et le Directeur de l’administration UCLouvain en Hainaut :

• L’accueil des visiteurs·euses : accueil des visiteurs·euses internes et externes, prise en charge de certaines demandes et/ou réorientation vers les personnes et/ou services ad hoc, appréciation des priorités et urgences ;
• La réception des appels téléphoniques : prise en charge de certaines demandes et/ou réorientation vers les personnes et/ou services ad hoc, appréciation des priorités et urgences ;
• Le traitement du courrier entrant et sortant : réception des envois postaux, réception et traitement des courriers électroniques, rédaction des courriers à partir d’informations succinctes, préparation des documents utiles, classement et suivi des dossiers ;
• La gestion l’agenda : prises de rendez-vous, planification des réunions (impliquant régulièrement des interlocuteurs·trices internes et externes aux agendas fort sollicités), gestion des modifications quotidiennes, envois des invitations / réponse aux invitations, préparation et gestion des déplacements, réservation des voyages ;
• La logistique des réunions : réservation des salles, réservation et installation du matériel, réservation du catering ;
• Le secrétariat de certaines instances spécifiques de l’UCLouvain en Hainaut ou du Campus FUCaM (notamment comité stratégique UCLouvain en Hainaut, Coupole HELHa/UCLouvain, etc.) : planification des réunions, prise de note et rédaction des procès-verbaux, élaboration des tableaux de suivis, préparation des dossiers, etc. ;
• La constitution de dossiers : instruction de dossiers spécifiques, préparation/impression des documents utiles, correction et mise en page des différents supports, élaboration de tableaux de suivi ;
• La gestion, par délégation, du budget du Vice-rectorat : suivi des commandes, approbation des factures, préparation des notes de frais, etc. ;
• Le classement et l’archivage de l’ensemble des documents liés à sa mission ;
• Ponctuellement, apporter un soutien aux événements du Campus FUCaM particulièrement pour la gestion des invitations, la préparation de l’événement et l’accueil des invité·es.

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de Bachelier en secrétariat de direction ou équivalent
• Une expérience de trois ans dans une fonction similaire
• Excellente maîtrise de la langue française et de l’anglais
• Maîtrise des outils bureautiques (Suite Microsoft Office)
• Capacité à rédiger des procès-verbaux précis et d’en synthétiser les suivis
• Sens de l’accueil, capacité d’écoute, tact et discrétion
• Sens de l’organisation et de la planification, capacité à gérer des priorités et l’imprévu
• Rigueur des procédures et des échéances
• Capacité à créer et entretenir un réseau de ressources pour apporter une solution à toute question
• Adaptabilité aux situations nouvelles (réactivité, initiative et proactivité)
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
• Une connaissance de l’enseignement supérieur et de l’institution est un plus
• Durée d’adaptation à la fonction : environ une année avec plan de formation

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

Notre offre

• Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles ; 
• Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An ;
• Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. ;
• Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement ;
• L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne ;
• La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens ;
• Un environnement de travail agréable et facilement accessible ;
• Et plus encore, consultez notre page « Avantages » via ce lien.