Contexte / Mission

En tant qu’assistant·e de direction au sein du Rectorat, vous accompagnerez le Recteur ou la Rectrice afin de faciliter et d’optimaliser la gestion administrative de son mandat.
En étroite concertation avec le Recteur ou la Rectrice (responsable fonctionnel·le) et la·le Chef·fe de Cabinet (responsable hiérarchique), vous serez la personne de confiance qui assure le suivi administratif des demandes et dossiers.

Par votre fonction, vous serez en contact avec les membres du Conseil rectoral, les entités de l’Université et, à l’externe, les organes nationaux et internationaux. Vous serez intégré·e dans l’équipe administrative du Cabinet et collaborerez avec vos collègues à des tâches transversales.

Les maîtres-mots de votre fonction : organisation et gestion de l’agenda, support administratif, rapport régulier sur l’état des dossiers, en toute discrétion.

Fonction

- Organisation de l’agenda et accueil :
 

• Gérer l’agenda et l’emploi du temps quotidien dans le respect de la procédure et des consignes précises données par le Recteur ou la Rectrice
• Réceptionner et filtrer les appels téléphoniques
• Traiter les courriers et courriels entrants et sortants
• Accueillir les visiteuses et visiteurs
• Préparer et organiser la logistique des événements professionnels : réunions (en présentiel et distanciel), déplacements, missions (en collaboration étroite avec les services concernés)
• Assurer en amont la préparation des courriers et, en aval, leur suivi en veillant à ce qu’une réponse soit apportée à toute sollicitation
• Préparer et contrôler les dossiers nécessaires aux réunions et missions (documentation, notes, supports de communication, …)
• Gestion, suivi et archivage des dossiers et documents
• Réceptionner et trier le courrier
• Organiser la diffusion, le tri et l’archivage des documents (collecter, classer, publier sur SharePoint)

- Communication :
 

• Assurer le rôle de contact avec les différent·es interlocuteurs·trices et services (internes et externes) impliqués dans l’exercice de la fonction de Recteur/Rectrice
• Veiller à transmettre les informations aux entités concernées
• Rédiger des courriers, relecture et corrections de documents

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

Diplôme et expérience :
 

• Bachelier professionnalisant en secrétariat de direction ou valorisation d’une expérience similaire
• Une expérience d’au moins trois ans dans une fonction de même niveau de responsabilité est requise. La connaissance de l’environnement de l’UCLouvain est un atout. L’adaptation à la fonction est estimée à un an

Compétences :

- Compétences techniques :
 

• Maîtrise de la bureautique, de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (Sharepoint, agendas partagés, Teams, conférences à distance, …)
• Parfaite maîtrise du français (en ce compris capacités rédactionnelles), bonne maîtrise de l’anglais (au moins niveau B2). La connaissance du néerlandais est un atout
• Bonne connaissance et utilisation des méthodes de classement et d’archivage, de la numérisation
   

- Aptitudes professionnelles :
 

• Discrétion, sens de la confidentialité
• Résistance au stress ; flexibilité et disponibilité
• Organisation, sens des priorités, rigueur et capacité à s’approprier les procédures établies
• Réactivité et autonomie ; capacité d’anticipation et esprit d’initiative
• Esprit d’équipe et aisance relationnelle

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.