Fonction

Au sein du Service central des bibliothèques de l’UCLouvain, sous la responsabilité hiérarchique du Bibliothécaire en chef, le/la titulaire exercera les activités suivantes :

En tant qu’assistant·e de direction :
 

• Assurer le filtre pour les appels téléphoniques destinés au bibliothécaire en chef : appréciation des urgences, prises en charge des demandes d’informations, réorientation vers les personnes et/ou les services ad hoc
• Organiser les réunions impliquant régulièrement des interlocuteurs·trices externes et internes, aux agendas souvent forts sollicités
• Assurer la gestion de l’agenda du bibliothécaire en chef
• Traiter le courrier : rédaction de courrier à partir d’information succintes, préparation des documents utiles
• Assurer le secrétariat de réunions présidées par le bibliothécaire en chef : organisations logistiques, préparation de l’ordre du jour, prise de notes, rédaction des procès-verbaux, suivi des décisions prises
• Gérer l’archivage des dossiers
   

En tant qu’assistant·e administratif·ve du service central des bibliothèques (SCEB) :

• Assurer l’accueil des visiteurs/visiteuses et l’accueil téléphonique
• Assurer l’organisation logistique des réunions
• Réceptionner le courrier, le trier et le redispatcher
• Gérer les stocks de consommables
• Assurer la logistique du service et gérer les incidents (prendre contact avec les services compétents en cas de problème technique, informatique,… et assurer le suivi)
• Assurer le suivi administratif des embauches d’étudiants·es jobistes pour le service
• Assurer le suivi administratif des dossiers du personnel du service
• Assurer les commandes de matériel en bonne collaboration avec la cellule comptabilité
• Gérer les calendriers du SCEB : présence du personnel, agenda des transports assurés par le SCEB pour les bibliothèques
• Organiser les déplacements professionnels du personnel du SCEB
• Alimenter les pages du portail internet et intranet des Bibliothèques de l’UCLouvain : actualités, évènements et mise à jour des pages du menu général
• Assurer la récolte et la diffusion d’informations auprès des BIUL et de différents services de l’UCLouvain
• Aider à la conception de documents tels affiches, programmes, invitation, assurer la reproduction de supports publicitaires et assurer leur diffusion
• Assurer l’organisation d’évènements (colloques, expositions, réceptions)
• Récolter les informations et les données en vue du travail de reporting et aider à la rédaction et la publication du rapport annuel
• Gérer certains dossiers transversaux (ex.: parc des copieurs, porte-monnaie électronique, fourniture centralisée de matériel, …)

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de bachelier ou graduat (assistant·e de direction, relations publiques, communication ou bibliothéconomie)
• Expérience en gestion administrative et bureautique exigée
• Expérience dans la gestion de projets
• La connaissance de l’environnement académique et du secteur de l’information et de la documentation sont des atouts
• Maîtrise des outils informatiques tant sur MAC que sur Windows, y compris des logiciels de publishing (Indesign, Photoshop,…)
• Compétences linguistiques : très bonne maîtrise écrite et orale de l’anglais (niveau C1) et bonne connaissance du néerlandais (niveau B2)
• Expérience de travail avec des outils de partage de documents et de gestion de pages internet (la connaissance du cms Drupal est un plus)
• Esprit de synthèse
• Facilité de rédaction avec une excellente maîtrise de l’orthographe et la capacité d’adapter le style d’écriture aux attentes
• Bonne communication orale, sens du contact avec les différents·es interlocuteurs·trices
• Sens du service et de l’accueil, assertivité
• Capacité à gérer des plannings
• Rigueur et fiabilité dans la gestion des dossiers et informations
• Bonne organisation de ses activités, capacité à gérer les urgences et les imprévus, identifier les priorités et réorganiser ses actions en conséquence (adaptation et proactivité)
• Polyvalence
• Discrétion et intégration du devoir de réserve
• Sens des responsabilités et grande autonomie
• Capacité à s’intégrer à une équipe