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L’UCLouvain recrute un·e Assistant·e de direction


Référence du poste : SF  28141
Publication interne et externe jusqu'au 01/03/2021

 

Pour les Bibliothèques de l'UCLouvain (BIUL)
Site principal : 
Louvain-la-Neuve
Contrat au cadre à temps plein pour une durée indéterminée
Entrée en fonction : dès que possible

 

Fonction


Au sein du Service central des bibliothèques de l’UCLouvain, sous la responsabilité hiérarchique du Bibliothécaire en chef, le/la titulaire exercera les activités suivantes :


En tant qu’assistant·e de direction :
 

  • Assurer le filtre pour les appels téléphoniques destinés au bibliothécaire en chef : appréciation des urgences, prises en charge des demandes d’informations, réorientation vers les personnes et/ou les services ad hoc
  • Organiser les réunions impliquant régulièrement des interlocuteurs·trices externes et internes, aux agendas souvent forts sollicités
  • Assurer la gestion de l’agenda du bibliothécaire en chef
  • Traiter le courrier : rédaction de courrier à partir d’information succintes, préparation des documents utiles
  • Assurer le secrétariat de réunions présidées par le bibliothécaire en chef : organisations logistiques, préparation de l’ordre du jour, prise de notes, rédaction des procès-verbaux, suivi des décisions prises
  • Gérer l’archivage des dossiers
     

En tant qu’assistant·e administratif·ve du service central des bibliothèques (SCEB) :

 

  • Assurer l’accueil des visiteurs/visiteuses et l’accueil téléphonique
  • Assurer l’organisation logistique des réunions
  • Réceptionner le courrier, le trier et le redispatcher
  • Gérer les stocks de consommables
  • Assurer la logistique du service et gérer les incidents (prendre contact avec les services compétents en cas de problème technique, informatique,… et assurer le suivi)
  • Assurer le suivi administratif des embauches d’étudiants·es jobistes pour le service
  • Assurer le suivi administratif des dossiers du personnel du service
  • Assurer les commandes de matériel en bonne collaboration avec la cellule comptabilité
  • Gérer les calendriers du SCEB : présence du personnel, agenda des transports assurés par le SCEB pour les bibliothèques
  • Organiser les déplacements professionnels du personnel du SCEB
  • Alimenter les pages du portail internet et intranet des Bibliothèques de l’UCLouvain : actualités, évènements et mise à jour des pages du menu général
  • Assurer la récolte et la diffusion d’informations auprès des BIUL et de différents services de l’UCLouvain
  • Aider à la conception de documents tels affiches, programmes, invitation, assurer la reproduction de supports publicitaires et assurer leur diffusion
  • Assurer l’organisation d’évènements (colloques, expositions, réceptions)
  • Récolter les informations et les données en vue du travail de reporting et aider à la rédaction et la publication du rapport annuel
  • Gérer certains dossiers transversaux (ex.: parc des copieurs, porte-monnaie électronique, fourniture centralisée de matériel, …)

 

Qualifications et aptitudes requises

 

  • Diplôme de bachelier ou graduat (assistant·e de direction, relations publiques, communication ou bibliothéconomie)
  • Expérience en gestion administrative et bureautique exigée
  • Expérience dans la gestion de projets
  • La connaissance de l’environnement académique et du secteur de l’information et de la documentation sont des atouts
  • Maîtrise des outils informatiques tant sur MAC que sur Windows, y compris des logiciels de publishing (Indesign, Photoshop,…)
  • Compétences linguistiques : très bonne maîtrise écrite et orale de l’anglais (niveau C1) et bonne connaissance du néerlandais (niveau B2)
  • Expérience de travail avec des outils de partage de documents et de gestion de pages internet (la connaissance du cms Drupal est un plus)
  • Esprit de synthèse
  • Facilité de rédaction avec une excellente maîtrise de l’orthographe et la capacité d’adapter le style d’écriture aux attentes
  • Bonne communication orale, sens du contact avec les différents·es interlocuteurs·trices
  • Sens du service et de l’accueil, assertivité
  • Capacité à gérer des plannings
  • Rigueur et fiabilité dans la gestion des dossiers et informations
  • Bonne organisation de ses activités, capacité à gérer les urgences et les imprévus, identifier les priorités et réorganiser ses actions en conséquence (adaptation et proactivité)
  • Polyvalence
  • Discrétion et intégration du devoir de réserve
  • Sens des responsabilités et grande autonomie
  • Capacité à s’intégrer à une équipe

 

 

 

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