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L’UCLouvain recrute un·e Assistant·e de direction


Référence du poste : SF  30534
Publication interne et externe jusqu'au 24/10/2021

 

Pour les Autorités de l'UCLouvain en HAINAUT
Site principal :  Mons

Contrat au cadre, à temps plein, pour une durée indéterminée
Entrée en fonction : dès que possible

 

Contexte

 

L’UCLouvain recherche un·e assistant·e de direction. Ses activités sont notamment consacrées au service administratif apporté au Vice-recteur UCLouvain en Hainaut et au Directeur administratif du Campus FUCaM.

 

Mission


Sous la responsabilité hiérarchique du Directeur administratif du Campus FUCaM et sous la responsabilité fonctionnelle du Vice-recteur UCLouvain en Hainaut, le.la titulaire de la fonction apporte un support administratif aux missions du Vice-recteur UCLouvain en Hainaut et du Directeur administratif du Campus FUCaM. Il/elle assiste le Vice-recteur et le Directeur administratif dans l’organisation de leurs activités.


La mission implique de très nombreuses interactions en interne (services généraux, facultés et instituts, administrations sectorielles) et externes (autres universités, Hautes Ecoles, institutions partenaires, Pôle académique hainuyer, organisation partenaire, tissu socio-économique local, mandataires politiques, etc.). Ceci nécessite de faire preuve de tact et de discrétion.


Les tâches à entreprendre et à suivre se caractérisent par leur diversité, leur simultanéité et, par là même la difficulté à les anticiper, les planifier et suivre leur déroulement.

Fonction

 

Intégrée au sein de l’équipe de direction administrative du Campus FUCaM, l’assistant·e de direction assure les activités suivantes pour le Vice-recteur UCLouvain en Hainaut et le Directeur administratif du Campus FUCaM :

 

  • L’accueil des visiteurs : accueil des visiteurs·euses internes et externes, prise en charge de certaines demandes et/ou réorientation vers les personnes et/ou services ad hoc, appréciation des priorités et urgences ;
  • La réception des appels téléphoniques : prise en charge de certaines demandes et/ou réorientation vers les personnes et/ou services ad hoc, appréciation des priorités et urgences ;
  • Le traitement du courrier entrant et sortant : réception des envois postaux, réception et traitement des courriers électroniques, rédaction des courriers à partir d’informations succinctes, préparation des documents utiles, classement et suivi des dossiers ;
  • La gestion de l’agenda : prises de rendez-vous, planification des réunions (impliquant régulièrement des interlocuteurs·trices internes et externes aux agendas fort sollicités), gestion des modifications quotidiennes, envois des invitations / réponse aux invitations, préparation et gestion des déplacements, réservation des voyages ;
  • La logistique des réunions : réservation des salles, réservation et installation du matériel, réservation du catering ;
  • Le secrétariat des instances spécifiques de l’UCLouvain en Hainaut ou du Campus FUCaM (comité stratégique, réunion interfacultaire, comité pilotage de la promotion des études, réunion des responsables administratifs, etc.) : planification des réunions, prise de note et rédaction des procès-verbaux, élaboration des tableaux de suivis, préparation des dossiers, etc. ;
  • La constitution de dossiers : instruction de dossiers spécifiques, préparation des documents utiles, correction et mise en page des différents supports, élaboration de tableaux de suivi ;
  • La gestion, par délégation, du budget du Vice-rectorat : suivi des commandes, approbation des factures, préparation des notes de frais, etc. ;
  • Le classement et l’archivage de l’ensemble des documents liés à sa mission ;
  • Ponctuellement, apporter un soutien aux événements du Campus FUCaM particulièrement pour la gestion des invitations, la préparation de l’événement et l’accueil des invités ;
  • Intégré·e à l’équipe de la direction administrative du Campus FUCaM, le·la titulaire de la fonction apporte un soutien ponctuel aux collègues de l’équipe.

 

Ce descriptif de fonction est susceptible d’évoluer.

Qualifications et aptitudes requises

 

  • Diplôme de niveau Bachelier (ou graduat) en secrétariat de direction ou équivalent
  • Une expérience de trois ans dans une fonction similaire
  • Excellente maîtrise de la langue française et de l’anglais (min.B2)
  • Maîtrise des outils bureautiques (Suite Microsoft Office)
  • Capacité à rédiger des procès-verbaux précis et d’en synthétiser les suivis
  • Sens de l’accueil, capacité d’écoute, tact et discrétion
  • Sens de l’organisation et de la planification, capacité à gérer des priorités et l’imprévu
  • Rigueur des procédures et des échéances
  • Capacité à créer et entretenir un réseau de ressources pour apporter une solution à toute question
  • Adaptabilité aux situations nouvelles (réactivité, initiative et proactivité)
  • Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
  • Une connaissance de l’enseignement supérieur et de l’institution est un plus
  • Durée d’adaptation à la fonction : une année avec plan de formation

 

L’UCLouvain met en œuvre une politique RH qui promeut l’égalité des genres, veille à l’égalité des chances et est attentive et respectueuse de la diversité. Pour toute question à ce sujet, merci de prendre contact à l’adresse :
jobs-diversite@uclouvain.be.

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