Contexte / Mission

Afin de réaliser ses missions d’enseignement, de recherche et de service à la société, l’UCLouvain compte plus de 7700 collaborateurs·trices, dont 2200 académiques. Ils sont répartis en trois secteurs (Sciences humaines ; Sciences et technologies ; Sciences de la santé) et sur les 7 sites de l’Université.

L’accompagnement du personnel académique tout au long de sa carrière fait l’objet d’une attention particulière : depuis leur engagement à l’Université jusqu’à leur éméritat, en passant par l’attribution de charges d’enseignement ou la progression dans la carrière, les membres du personnel académique doivent pouvoir s’appuyer sur des référents clairement identifiés, pouvant répondre avec précision et fiabilité à toutes leurs questions.

En assurant notamment un rôle d’interface auprès du personnel académique, le·la chargé·e de gestion contribue à la qualité de leur intégration et de leur progression au sein de l’université, et participe à l’aide à la décision des autorités.  

Fonction

Le·la chargé·e de gestion a pour responsabilité d’assurer, en relation avec l’Administration des ressources humaines, la gestion et/ou la coordination des procédures liées au personnel académique ainsi que remettre des conseils dans le cadre de la carrière académique.

Intégrée au sein du Cabinet de la Rectrice, le·la chargé·e de gestion travaille sous la responsabilité hiérarchique de la Cheffe de Cabinet et travaille en interaction étroite avec la Vice-rectrice ou le Vice-recteur à la politique du personnel, qu’elle·il soutient dans l’exercice de ses missions.

Le·la chargé·e de gestion occupe une position essentielle d’interface :

• avec les membres du personnel académique dans le cadre de conseils individuels ;
• avec les responsables d’entités – Administration des ressources humaines, secteurs, facultés, instituts, – dans le cadre des procédures liées au personnel académique (recrutement, confirmations, promotions, …) ;
• avec les présidentes et présidents des commissions ad hoc chargées d’instruire les dossiers de candidature aux postes académiques et les dossiers de promotion ;
• avec les candidates et candidats au recrutement académique ;
• avec les Autorités en charge de la prise de décision dans le cadre des différentes procédures et du traitement de dossiers individuels ;
• avec les Autorités, et en particulier avec la Vice-rectrice ou le Vice-recteur à la politique du personnel dans l’amélioration des procédures relatives au personnel académique.
  
  

Activités principales :

• Garantir le respect des procédures, règlements et statuts ;
• Assurer la gestion des procédures de recrutement, de confirmation et de promotion académiques : ces procédures annuelles sont menées en collaboration avec des interlocuteurs qui changent d’une année à l’autre. Ceci implique un travail important d’information, de relais, de conseil ;
• Coordonner le workflow des procédures réalisées en collaboration étroite avec l’Administration des ressources humaines et d’autres entités (attribution des charges d’enseignement, descriptifs des postes vacants, …) ;
• Etablir des conventions d’échange d’enseignants avec des établissements d’enseignement supérieur partenaires ;
• Assurer le rôle de conseil dans le cadre de dossiers individuels ;
• Evaluer la qualité du service rendu dans une logique d’amélioration continue, instruire et proposer des pistes d’évolution avec le Vice-recteur ou la Vice-rectrice à la politique du personnel ;
• Participer au reporting sur le personnel académique.
  
  

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Master universitaire
• Une expérience de 5 années dans une fonction pertinente au sein d'une université
• Excellente maîtrise d’Excel 
• Maîtrise de la bureautique, de l’utilisation d’outils collaboratifs et de communication (SharePoint, agendas partagés, Teams, conférences à distance, …)
• Connaissances en langues : parfaite maîtrise du français (à l’écrit et à l’oral) – Anglais (niveau B2+ / C1)
• Organisation, sens des priorités, rigueur et capacité à instruire des règlements et à élaborer de nouvelles procédures
• Être orienté·e service et guidé·e par la qualité du travail réalisé
• Intérêt pour le travail mené en équipe dans le cadre de la collaboration avec de nombreux·ses interlocuteurs·trices
• Réactivité et autonomie ; capacité d’anticipation et esprit d’initiative
• Esprit d’équipe et aisance relationnelle
• Sens de la discrétion et de la confidentialité

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.