Contexte / Mission

La Louvain Welcome House est un projet institutionnel destiné à créer, au cœur de Louvain-la-Neuve, un lieu visible et accueillant consacré à l’accueil, à l’orientation et à l’intégration des publics internationaux et des visiteur·euses de l’UCLouvain. Elle offrira un point de contact humain, permanent et multilingue, rendra les services existants plus lisibles et contribuera à valoriser la diversité internationale de l’Université.

Le projet s’adresse notamment aux étudiant·es internationaux·ales en échange ou en cursus, aux nouveaux·elles étudiant·es, doctorant·es, chercheur·euses et professeur·es invité·es, aux alumni, aux visiteur·euses ainsi qu’aux membres de la communauté universitaire impliqués dans l’accueil. La Louvain Welcome House fonctionnera comme un guichet d’orientation : elle ne se substituera pas aux services compétents, mais facilitera l’accès au bon interlocuteur et articulera les expertises de l’Administration des relations internationales (ADRI), de l’Administration de la vie étudiante (AVIE), de l’Administration des relations extérieures et de la communication (AREC), des facultés, des secteurs et de partenaires externes.

Le projet se déploiera par étapes : conception et modélisation en 2026, expérimentation sous la forme d’une Louvain Welcome House « pop-up », préparation de l’aménagement des locaux, puis ouverture officielle prévue entre septembre et décembre 2027. Le ou la chargé·e de mission aura un rôle déterminant pour transformer l’ambition institutionnelle en un dispositif opérationnel, soutenable et évalué.
Il ou elle travaillera directement avec la coordinatrice de la cellule Accueil et Attractivité et sous la responsabilité hiérarchique de la directrice de l’ADRI.

Objectifs de la fonction :

Le ou la chargé·e de mission assure le pilotage de la phase de mise en place de la Louvain Welcome House. Il ou elle aura notamment pour objectifs de :

• traduire la vision du projet en un plan de mise en œuvre précis, assorti d’un calendrier, de responsabilités, de livrables et de critères de qualité ;

• définir le modèle de gouvernance, de fonctionnement et de collaboration entre les entités et partenaires concernés ;

• préparer et coordonner les phases d’expérimentation, d’ouverture et d’évaluation ;

• sécuriser les conditions humaines, financières, organisationnelles et partenariales nécessaires à la pérennité du dispositif ;

• mobiliser les parties prenantes et garantir une circulation fluide de l’information autour du projet.

Objectifs métier

Cette fonction est liée au métier de Chargé·e de missions, selon le cadastre des métiers à l’UCLouvain, dont les objectifs sont :

• Recevoir et comprendre les missions reçues et/ou être à l’initiative d’une mission dans son champ de compétences
• Réaliser l’étude de faisabilité et/ou opérationnaliser et exécuter les missions reçues
• Évaluer régulièrement la réalisation des missions moyennant la mise en œuvre des méthodes adéquates dans un objectif d’amélioration constante
• Être le lien entre le décisionnel et l’opérationnel pour la(les) mission(s) concernée(s)

Activités

Pilotage et planification du projet :

• Élaborer, actualiser et suivre le plan de projet, le calendrier, les livrables, les dépendances et les points de décision.

• Coordonner la préparation de la phase « pop-up » (Année académique 2026-27), en organiser l’évaluation et intégrer les enseignements dans le modèle définitif.

• Assurer l’interface avec les équipes chargées de l’aménagement, de la logistique, de l’IT, de la communication et de la sécurité, sans se substituer à leurs expertises techniques.

• Identifier les risques, proposer des mesures correctrices et alerter les instances compétentes lorsque des arbitrages sont nécessaires.

Gouvernance et partenariats :

• Proposer un modèle clair de gouvernance opérationnelle, de coordination et de répartition des responsabilités.

• Préparer les réunions de pilotage, documenter les décisions et assurer le suivi des actions convenues.

• Élaborer, avec les services compétents, les conventions, lettres de mission ou accords de partenariat avec les acteurs permanents ou occasionnels de la Louvain Welcome House.

• Assurer une collaboration étroite entre l’ADRI, l’AVIE, l’AREC, les facultés et secteurs, les associations étudiantes et les partenaires locaux.

Conception du modèle opérationnel :

• Finaliser les fiches de fonction et préciser les lignes hiérarchiques et fonctionnelles de l’équipe appelée à gérer le lieu.

• Définir les processus d’accueil, d’information et de réorientation, les modalités de permanences spécialisées, les horaires, les règles d’utilisation des espaces et les mécanismes d’escalade.

• Contribuer à la conception d’une programmation favorisant les rencontres, l’intégration, le mentorat et la mise en valeur des initiatives internationales de l’UCLouvain.

• Veiller à ce que le dispositif soit accessible, inclusif, multilingue et centré sur l’expérience des publics.

Financement, suivi et mesure d’impact :

• Affiner le plan de financement récurrent et contribuer à l’élaboration et au suivi des budgets du projet.

• Mettre en place un tableau de bord comprenant notamment la fréquentation, la typologie des demandes, les délais de réorientation, la satisfaction, la participation aux activités, les contributions des partenaires et les besoins non couverts.

• Organiser la collecte et l’analyse des données, produire les rapports d’avancement et préparer les évaluations formelles du dispositif.

• Formuler des recommandations argumentées pour ajuster le modèle de fonctionnement et les ressources nécessaires.

Mobilisation et communication :

• Animer une démarche de co-construction associant les publics internationaux, les étudiant·es, les équipes universitaires et les partenaires.

• Assurer une communication régulière, structurée et adaptée aux différents niveaux de gouvernance et groupes de travail.

• Contribuer, avec les équipes compétentes, à la préparation des supports de présentation, d’information et de lancement de la Louvain Welcome House.

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme universitaire (master)

• Expérience confirmée — idéalement au moins cinq ans — en gestion de projets complexes, en coordination interservices ou dans la mise en place de nouveaux services.

• Excellentes capacités de structuration, d’analyse, de synthèse et de rédaction ; aptitude à transformer une vision en solutions opérationnelles.

• Maîtrise des méthodes et outils de gestion de projet, du suivi budgétaire, de la gestion des risques et de l’évaluation.

• Capacité à fédérer des acteurs aux intérêts et contraintes variés, sens de l’écoute, diplomatie et aptitude à négocier des accords concrets.

• Autonomie, esprit d’initiative, fiabilité, sens de l’organisation et capacité à gérer simultanément plusieurs chantiers.

• Excellente maîtrise du français et très bonne maîtrise de l’anglais, à l’oral comme à l’écrit.

• Disponibilité ponctuelle en dehors des horaires habituels, notamment lors des phases d’expérimentation, d’ouverture ou d’événements.

Atouts :

• Connaissance du fonctionnement d’une université ou d’une organisation publique complexe.

• Expérience dans l’accueil de publics internationaux, la conception de services centrés sur les usager·ères, l’animation de communauté ou la gestion d’un lieu ouvert au public.

• Expérience de la formalisation de partenariats, de la conduite du changement ou de démarches participatives.

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

Notre offre

• Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles ; 
• Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An ;
• Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. ;
• Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement ;
• L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne ;
• La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens ;
• Un environnement de travail agréable et facilement accessible (ville piétonne à LLN, espaces verts…) ;
• Et plus encore, consultez notre page « Avantages » via ce lien