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L’UCLouvain recherche un·e Chargé·e de mission - référent·e métier à la planification des activités d'enseignement (horaires)

Référence du poste : SF  29882
Publication interne et externe jusqu'au 31/08/2021

 

Pour l'Administration de l'enseignement et de la formation (ADEF), en appui à la cellule FARE (Formation, Accompagnement et Relais des gestionnaires de l’Enseignement).
Site principal :  Louvain-la-Neuve

Contrat sur ressources extérieures à temps partiel (50%) pour une durée déterminée (3 ans)
Entrée en fonction : dès que possible

 

Contexte / Mission

 

La gestion administrative et académique des études et de l’offre d’enseignement à l’UCLouvain est supportée par différentes applications informatiques, développées par les services IT, partagées par les facultés et les services généraux.
Ces applications, et notamment les outils de planification des activités d’enseignement (horaires), doivent évoluer sans cesse, en vue de répondre aux besoins des utilisateurs, mais aussi pour s’adapter aux contingences externes et internes.
C’est dans ce contexte que se situe la cellule FARE (Formation, Accompagnement et Relais des gestionnaires de l’Enseignement), à l’interface entre utilisateurs (facultés et services généraux) et informaticiens en charge des applications informatiques de gestion de l’enseignement.
Le·la chargée de mission veille à la coordination de la gestion des horaires (et leurs ressources : enseignant·es, étudiant·es, programmes et auditoires), développe une excellente compréhension des métiers des horairistes et des gestionnaires de GPLO, ainsi que de leur articulation, contribue à la qualité des données enregistrées dans l’objectif d’optimiser l’occupation des locaux (en tenant compte des événements scientifiques organisés par l’UCLouvain et ses partenaires privilégiés) et les services y afférents ; collabore avec les services informatiques en vue de faire évoluer l’outil de gestion et les liens avec d’autres applications de gestion ; assure le relais avec l’administration des relations extérieures et de la communication (AREC) afin d’améliorer l’accessibilité de l’information sur l’emploi du temps des étudiants et des enseignants.

 

Rattachement


La·le chargé·e de mission travaille au sein de l’Administration de l’enseignement et de la formation, plus particulièrement au sein de l’équipe de la cellule « FARE » (Formation, accompagnement et relais des gestionnaires de l'enseignement).
Il·elle sera placé·e sous la responsabilité hiérarchique du directeur de l’ADEF et sous la responsabilité fonctionnelle de la coordinatrice de la cellule FARE, en concertation étroite avec la Commission de Gestion des Auditoires (CGA).

 

Objectifs métier

 

Cette fonction est liée au métier de Chargé·e de missions, selon le cadastre des métiers à l’UCLouvain, dont les objectifs sont :

 

  • Recevoir et comprendre les missions reçues et/ou être à l’initiative d’une mission dans son champ de compétences
  • Réaliser l’étude de faisabilité et/ou opérationnaliser et exécuter les missions reçues
  • Évaluer régulièrement la réalisation des missions moyennant la mise en œuvre des méthodes adéquates dans un objectif d’amélioration constante
  • Être le lien entre le décisionnel et l’opérationnel pour la(les) mission(s) concernée(s)

Activités


- Formation et accompagnement dans le cadre de la gestion des horaires

  • Organiser un plan de formation en vue de poursuivre la professionnalisation des gestionnaires des horaires
  • Mise à disposition de ressources pédagogiques, pour la bonne utilisation des outils informatiques (ADE)
  • Proposer des améliorations dans le travail d’encodage des données en vue d’assurer leur exploitation
  • Définir le planning annuel du processus, proposer des améliorations, y compris dans l’articulation entre les facultés et GPLO, et s’assurer de la mise en œuvre dans les délais
  • Animer le réseau des gestionnaires des horaires


- Assurer le relais

  • Comprendre et évaluer les besoins d’évolution de l’outil de gestion et du métier de gestionnaire des horaires, en collaboration avec les facultés
  • Analyser les liens entre les développements apportés aux applications de gestion administrative (EPC/OSIS) et l’outil de gestion des horaires
  • En fonction des développements réalisés par le fournisseur, se coordonner avec les services informatiques, pour assurer le suivi des demandes d’évolution de l’outil de gestion (ADE)
  • Participer au développement d’un meilleur service en termes de mise à disposition des emplois du temps, en collaboration avec les services informatiques et l’Administration de la communication
  • Assurer la représentation du volet « Métiers » au sein de la Commission de Gestion des Auditoires (CGA).
     

- Qualité des données

  • S’assurer de la qualité des données enregistrées et les améliorer
  • Assurer un lien avec les outils de reporting destinés aux directions concernées et aux autorités.

 

Qualifications et aptitudes requises

 

  • Diplôme de niveau universitaire (master), expérience de trois ans au moins et bonne connaissance de l’institution
  • Qualités relationnelles : le référent métier assure l’interface entre les équipes informatiques, le service de gestion des auditoires (GPLO) et les gestionnaires des 14 facultés
  • Qualités rédactionnelles, pour décrire les processus, réaliser les supports de formation
  • Rigueur
  • Esprit de synthèse de manière à avoir une vision globale d’un processus
  • Esprit analytique
  • Intérêt pour les nouveaux processus, les nouvelles technologies et les problématiques techniques
  • Capacité à vulgariser des sujets techniques complexes afin de permettre aux interlocuteurs des métiers de prendre en compte les problématiques techniques de l’informatique
  • Diplomatie pour concilier des intérêts parfois divergents  
  • Sens des responsabilités et esprit d'initiative indispensables
  • Aptitude à travailler en autonomie et en équipe, à communiquer et à partager l'information ; faculté d'écoute et assertivité dans la défense de ses propositions
  • Capacité à animer un réseau de gestionnaires

 

 


L’UCLouvain met en œuvre une politique RH qui promeut l’égalité des genres, veille à l’égalité des chances et est attentive et respectueuse de la diversité. Pour toute question à ce sujet, merci de prendre contact à l’adresse :
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