Contexte / Mission

La fonction s’exerce au sein du 1er cycle de la Faculté de sciences économiques, sociales, politiques et de communication (ESPO).

Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice Administrative et sous la responsabilité fonctionnelle de la directrice administrative adjointe, le·la conseiller·e aux études exerce les fonctions suivantes :

• Accompagner les étudiant·es dans leur parcours de 1er cycle et participer au processus de constitution de leur programme,
• Participer activement aux commissions de programmes et aux comités d’année,
• Assurer toute mission administrative ponctuelle liée à l’enseignement.

Le·la collaborateur·trice travaillera en collaboration étroite avec les membres de l’équipe, conseillères aux études et pédagogiques et gestionnaires administratives. Il·elle sera en contact avec des étudiant·es, le personnel académique et scientifique.

Objectifs métier

Cette fonction est liée aux métiers de Chargé·e de gestion enseignement et de Chargé·e de missions, selon le cadastre des métiers à l’UCLouvain, dont les objectifs sont :

Pour le volet Chargé·e de gestion enseignement :

En tant que garant·e et référent·e des procédures qu’il ou elle gère, le ou la chargé·e de gestion - enseignement doit :

• Mettre en oeuvre les procédures liées à l’exercice de sa fonction
• Accompagner et faciliter la mise en oeuvre des procédures gérées
• Évaluer le déroulement et l’aboutissement des procédures gérées et contribuer à leur amélioration et évolution (démarche qualité)

Pour le volet Chargé·e de missions :

• Recevoir et comprendre les missions reçues et/ou être à l’initiative d’une mission dans son champ de compétences
• Réaliser l’étude de faisabilité et/ou opérationnaliser et exécuter les missions reçues
• Évaluer régulièrement la réalisation des missions moyennant la mise en oeuvre des méthodes adéquates dans un objectif d’amélioration constante
• Être le lien entre le décisionnel et l’opérationnel pour la(les) mission(s) concernée(s)

Activités

- Parcours étudiant·es :

• Analyse, suivi, conseil et gestion des parcours étudiants : vérification des prérequis, des corequis, des dispenses, suivi des demandes particulières d’aménagement, gestion des PAE, rencontres et conseils individualisés
• Ré-orientations et admissions
• Organisation de séances d’informations

- Appui aux Commissions de programme et comités d’année :

• Organisation et participation aux comités d’année et de cycle
• Support aux commissions de programme et secrétariat (organisation des réunions, PVs, etc)
   

- Participation aux missions d’enseignement : 

• Information sur les études et promotion (Journées portes ouvertes par exemple).
• Collaboration aux missions administratives ponctuelles liées à l’enseignement (aide à l’organisation de la rentrée académique ou de la cérémonie de remise des diplômes par exemple)
• Participation aux réunions utiles au sein de l’université

Certaines de ces missions peuvent ponctuellement avoir lieu en soirée ou le samedi.

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de niveau universitaire (master) ;
• Bonne connaissance de l’institution et de l’organisation des études supérieures ;
• Aptitude à maîtriser les outils informatiques courants et les logiciels spécifiques à utiliser dans le cadre de la fonction (EPC, Drupal, OSIS, etc) ;
• Connaissance de l'anglais (min. B2) ;
• Sens de l'organisation ;
• Capacité de communication orale et écrite ;
• Autonomie dans le travail et capacité à travailler en équipe ;
• La connaissance des programmes de la faculté constitue un atout ;
• Qualités humaines : créativité, disponibilité, écoute, empathie, discrétion.

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.