Contexte / Mission

• Organiser, mettre en oeuvre, superviser l'ensemble des activités et processus liés à l'organisation, à la communication et à la gestion administrative et financière de l'Institut et à la répartition de ses besoins.
• Développer une mission d'aide à la décision.
• Assurer une rôle d'interface entre l'institut, les laboratoires, les groupes de recherche et plateformes, le Secteur des sciences de la santé ainsi que les services généraux.

Activités

Sous la responsabilité hiérarchique du président de l'institut et de la directrice administrative du secteur, le/la titulaire de la fonction aura en charge :

La gestion administrative de l'Institut :

• Coordination des activités de l'équipe administrative, responsable hiérarchique des gestionnaires comptables.
• Gestion et suivi des carrières du personnel administratif en collaboration avec les services ad hoc.
• Gestion des contrats de personnel de recherche (contrats d'emploi et bourses, renouvellement,...).
• Organisation et gestion administrative:
  • Secrétariat des instances de décision: préparation, organisation, procès-verbaux, mise en oeuvre des décisions.
  • Préparation du rapport annuel.
  • Gestion des locaux de l'Institut (cadastre et répartition).
• Promotion et communication:
  • Mise à jour du site web (alimentation du contenu, coordination de la hiérarchie des informations).
  • Organisations d'évènements (colloques, séminaires, conférences,...).
  • Représentation administrative interne à l'Institut (Université, Secteur des sciences de la santé) et externe (point de contact).

La gestion financière :

• Gestion budgétaire des ressources, participation à l'élaboration des budgets, comparaisons prévisions-réalisations, établissement de tableaux de synthèse.

Le soutien à la recherche :

• Aide au recrutement, à l'accueil et à l'installation des chercheurs·euses / membres de l'Institut.
• Aide au développement de nouveaux partenariats.
• Collaboration avec l'Administration de la recherche.
• Relai des informations pertinentes pour les chercheurs·euses.

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme universitaire (master), de préférence dans le domaine de la gestion administrative et du management ou expérience équivalente.
• Expérience en gestion administrative et gestion d'équipe.
• Maîtrise des outils informatiques de base (traitement de texte, tableurs, supports de présentation, messagerie, outils de diffusion internet).
• Excellente capacité rédactionnelle en français.
• Excellente maîtrise de l'anglais oral et écrit (C1).
• Bonnes capacités organisationnelles et gestion des priorités.
• Sens des responsabilités et prise d'initiative.
• Proactivité, flexibilité, autonomie, bonne résistance au stress.
• Une expérience dans le domaine de la recherche ou de la santé constitue un atout. 

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

Notre offre

• Contrat à durée indéterminée (personnel administratif et technique) à temps plein avec une entrée en fonction dès que possible sur notre site de Bruxelles (Woluwe);
• Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles ; 
• Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An ;
• Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. ;
• Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement ;
• L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne ;
• La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens ;
• Un environnement de travail agréable et facilement accessible (ville piétonne à LLN, espaces verts…) ;
• Et plus encore, consultez notre page « Avantages » via ce lien.