Contexte / Mission

Le Directeur ou la Directrice administratif·ve de faculté travaillera sous la responsabilité hiérarchique de la Vice-rectrice du Secteur des Sciences humaines et sous la responsabilité fonctionnelle du Doyen de la Faculté THER.

Il ou elle assurera les missions suivantes :
 

• Assurer la direction et la coordination de la gestion administrative de la Faculté de théologie et d’étude des religions ;
• Apporter le support et le conseil à l’équipe décanale ;
• Assurer la coordination des activités de la Fondation Sedes Sapientiæ ;
• Assurer l’interface avec les Services centraux et la représentation de la Faculté dans le cadre de projets institutionnels et auprès de différentes instances de l’Université.

Activités

Le/la titulaire de la fonction aura en charge :
 

• La direction et la coordination de la gestion administrative de la Faculté :
        - La direction de l’équipe du secrétariat facultaire et étudiants et la responsabilité hiérarchique de tous les membres du personnel administratif affectés à la faculté ;
        - L’accompagnement à la gestion des équipes rattachées à la faculté ;
        - L’élaboration et le suivi du budget facultaire (en collaboration avec la Cellule logistique et comptable) ;
        - La gestion des locaux facultaires en collaboration avec le responsable du bâtiment.
   
• La direction et la coordination des processus administratifs de la Faculté :
       - Gestion du doctorat (2 commissions doctorales)
       - Gestion des événements
       - Assurer la coordination de la mise en œuvre des enseignements de la Faculté et assurer la coordination de la gestion étudiante – soi-même ou en collaboration avec les membres de l’administration facultaire :

o Attributions de cours (1 bachelier, 4 masters, cours de services dans toutes les facultés, 2 programmes distanciels en co-diplomation)
o Evaluation des enseignements
o Evaluation des enseignant·es
o Conventions internationales
o Gestion des parcours étudiants
o Etablissement des horaires de cours
o Gestion de la promotion des études
o Veille des programmes de cours et organisation administrative des réformes de programmes
o Organisation de la formation continue (15 certificats de formation continue)
 

• Le support et conseil aux autorités facultaires :

- La préparation, le secrétariat et le suivi des réunions des organes facultaires (Bureau et Conseil de faculté) ;
- Le soutien à la rédaction de rapports ;
- Le suivi des projets et décisions liés aux mandats des autorités facultaires ;
- La gestion du cadre, la prospective et la gestion des carrières du cadre de la Faculté :
- Cadre académique : procédures de recrutement, d’attribution des cours, d’évaluation des académiques invité·es ; suivi des charges d’enseignement et du portefeuille des activités d’enseignements ;
- Cadre scientifique : procédures de renouvellement des mandats, de recrutement, de répartition des tâches d’encadrement ;
- Cadre administratif : procédures de recrutement, de promotion, de congés, d’évolution de carrière (évaluation, formation).
- Le reporting et la préparation de dossiers spécifiques ;
- La direction de la communication de la Faculté.
 

• La coordination des activités de la Fondation Sedes Sapientiæ :

- La supervision de la gestion des comptes internes ;
- La supervision de la rédaction du Bulletin.
 

• L’interface avec les Services centraux, l’administration sectorielle, les instituts et les autres facultés :

- Le continuum pour les dossiers liés à la gestion de l’enseignement, la gestion des ressources humaines, la communication, le support informatique, la gestion du budget ;
- La représentation de la Faculté au sein du Collège des directeurs des administrations facultaires (CoDAF) ;
- La participation à des organes et projets institutionnels.

Par convention de service elle assurera quelques missions de support administratif à l'institut de recherche pluridisciplinaire Religions Spiritualités Cultures Sociétés (RSCS) :

• Assurer la direction et la coordination de la gestion administrative de l’institut :

- La responsabilité hiérarchique par délégation de tout le personnel administratif de l’institut (gestion des carrières, distribution des tâches, coordination et supervision des équipes…) ;
- La supervision et coordination de la gestion des budgets centraux de l’institut (en collaboration avec la Cellule logistique et comptable) ;
- La supervision de la communication interne et externe (site internet-intranet, réseau sociaux, rapports d’activités, …) ;
- La promotion de l’institut.
 

• Apporter le support et le conseil aux équipes de recherche :

- L’aide à la préparation des projets (budget, contact avec les bailleurs de fonds...)
- La récolte de données, rapports administratifs, valorisation de la recherche
- La gestion et suivi des contrats du personnel de recherche (bourses, chercheur·es, etc.)
- La supervision de la gestion financière des ressources extérieures (en collaboration avec le ou la gestionnaire comptable)
- Le soutien à la valorisation des activités scientifiques (colloques, séminaires, journées d’études...)

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de niveau universitaire (master ou licence) ;
• L’expérience dans une fonction de management constitue un atout ;
• Sens de l’organisation et gestion de projets ;
• Capacité à dynamiser une équipe ;
• Esprit d’autonomie, d’initiative et de décision ;
• Sens de l’accueil, de la qualité du travail et du service ;
• Excellente maîtrise des outils informatiques (bureautique et applications spécifiques à l’université) ;
• La connaissance de l’institution est un atout ;
• Maîtrise du français (niveau C1-C2) ;
• Maîtrise de l’anglais (B2-C1), toute autre langue étant un atout.

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.