Chargement...
Partager cette offre d’emploi

 

L’UCLouvain recrute un·e Directeur administratif adjoint / Directrice administrative adjointe de faculté


Référence du poste : SF  25922
Publication interne et externe jusqu'au 15/08/2020

 

Pour la Faculté des sciences économiques, sociales, politique et de communication (ESPO), du Secteur des sciences humaines (SSH)
Site principal : 
Louvain-la-Neuve
Contrat à temps partiel (90%) dont 80% à durée indéterminée et 10% à durée déterminée
Entrée en fonction : dès que possible

 

Contexte / Mission

 

La fonction s’exerce au sein du décanat de la Faculté des sciences économiques, sociales, politiques et de communication (ESPO).

 

Responsable administratif.ve du secrétariat du 1er cycle de la faculté (SESP), le ou la collaborateur·trice travaillera sous la responsabilité hiérarchique de la directrice administrative, et sous la responsabilité fonctionnelle du vice-doyen de la faculté.

 

Dans le contexte spécifique de l’organisation de la faculté dont le 1er cycle - site de LLN - compte plus de 3.000 étudiant·e·s et organise 7 programmes de bacheliers, 13 programmes de mineures, il ou elle assurera les missions suivantes :


•    L’animation et la gestion de l’équipe administrative du 1er cycle ;
•    Le support à la mission d’enseignement du 1er cycle ;
•    L’accompagnement des parcours d’étudiants ;
•    La gestion transversale des programmes d’études et des cours de la faculté.

 

Objectifs

 

Pour le volet Coordinateur·rice d’équipe

  • Garantir la mise en œuvre des activités et des projets au sein de l’équipe, en concertation avec son ou sa responsable
  • Coordonner une équipe de manière fonctionnelle
  • Partager l’information et assurer la communication
  • Contribuer à la définition des objectifs de l’entité (à moyen et à long terme)

 

Pour le volet Chargé·e de gestion - enseignement

En tant que garant·e et référent·e des procédures qu’il ou elle gère, le ou la chargé·e de gestion - enseignement doit :

  • Mettre en œuvre les procédures liées à l’exercice de sa fonction
  • Accompagner et faciliter la mise en œuvre des procédures gérées
  • Évaluer le déroulement et l’aboutissement des procédures gérées et contribuer à leur amélioration et évolution (démarche qualité)
Activités

 

1.    La gestion et l’animation de l’équipe implique :

 

  • la responsabilité fonctionnelle du personnel administratif de l’équipe et la direction du secrétariat administratif du 1er cycle : répartition des tâches, organisation et supervision du travail du personnel administratif, coordination avec les secrétariats des écoles qui gèrent les programmes de masters, ….
  • la gestion des carrières (formations, évaluations, promotions…) et des procédures de recrutement des membres de l’équipe administrative

 

2.    Le support à la mission d’enseignement en collaboration étroite avec le vice-doyen, les responsables académiques, les enseignant·e·s, les conseiller·ères aux études et conseiller·ères pédagogiques du 1er cycle implique :

 

  • une contribution active aux projets et actions d’innovations pédagogiques du 1er cycle (mobilité des étudiants, cours en ligne, nouvelles modalités d’évaluation…) ;
  • une veille et un suivi des évolutions pédagogiques ;
  • une gestion proactive des modalités de communication avec les étudiants·es ;
  • une participation à la réalisation d’études, de rapports spécifiques sur les questions pédagogiques et organisationnelles du 1er cycle

 

3.    L’accompagnement des parcours académiques d’étudiants en collaboration étroite avec les responsables académiques, les enseignants et les conseiller·es aux études.  Et dans ce cadre, contribution au reporting annuel de l’Université relatif à la mission de conseil académique, en fournissant les informations nécessaires pour compléter le rapport d’activités, tel que prévu par l’art. 12 du Décret du 19/07/2017 de la Communauté française.

 

4.    La gestion transversale des programmes d’études et des cours de la faculté (1er et 2ème cycles) implique :

 

  • une coordination et une gestion des modifications des programmes de cours (instruction des dossiers, suivi et mise en oeuvre) ;
  • un suivi des attributions de cours ;
  • une mise à jour des fiches descriptives des cours ;
  • une coordination et un suivi des conventions interfacultaires pour les cours de service, les emprunts de cours liés aux programmes de la faculté

 

Ce descriptif est susceptible d’évolution.

Ces tâches se feront en étroite collaboration avec les personnes, les écoles et les services concernés au sein de et en-dehors de la faculté, et dans le respect des procédures et des contraintes liées au calendrier académique.
 

Qualifications et aptitudes requises

 

 

•    Diplôme de niveau universitaire (master) ;
•    Expérience confirmée de gestion et d’animation d’équipe ;
•    Expérience dans une fonction administrative d’au moins 3 ans ;
•    Sens de l’initiative, de la proactivité, capacité d’innovation ;
•    Sens des responsabilités, capacité d’autonomie et de décision ;
•    Ouverture au monde de l’enseignement universitaire avec expérience du contexte international ;
•    Grande rigueur, esprit de synthèse et sens de l’organisation ;
•    Capacité d’anticipation et de réactivité ;
•    Capacité de gestion de projets ;
•    Aptitudes à coordonner et à prendre en charge des tâches administratives nécessitant l’utilisation avancée d’outils informatiques tels que Excel, Word, Powerpoint, File Maker, … et aptitude à utiliser des outils informatiques spécifiquement créés pour la gestion des programmes, des cours … (EPC – OSIS) ;
•    Capacité à travailler en équipe et bonne aptitude aux relations interpersonnelles ;
•    Bonne gestion du stress ;
•    Maitrise de l’anglais (oral et écrit, niveau min.B2).
 

 

 

 

 

Pour soumettre votre candidature, merci de postuler en ligne uniquement, via l'option "postuler" ci-dessous.