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L’UCLouvain recrute un·e Directeur/Directrice administratif·ve de faculté (H/F/X)


Référence du poste : SF  34816
Publication interne et externe jusqu'au 12/02/2023

 

Pour la Faculté des bioingénieurs (AGRO), du Secteur des sciences et technologies (SST)
Site principal :  Louvain-la-Neuve

Contrat au cadre, à temps plein pour une durée indéterminée
Entrée en fonction : dès que possible

 

Contexte / Mission


La fonction comprend la direction administrative de la Faculté des bioingénieurs, complétée par des missions transversales dont le contenu sera adapté et évalué en concertation avec les instances du Secteur des sciences et technologies en fonction de l'évolution de la réflexion sur les fonctions collectives.


La fonction s'exerce sous la responsabilité hiérarchique du Vice-recteur du secteur des sciences et technologies et sous la responsabilité fonctionnelle de la Doyenne de la Faculté des bioingénieurs.

 

 

Objectifs métier

 

Cette fonction est liée au métier de Cadre dirigeant·e, selon le cadastre des métiers à l’UCLouvain, dont les objectifs sont :
 

  • Contribuer, en concertation avec les autorités et en concertation avec ses collègues, aux orientations et missions stratégiques de l’institution, et en particulier de son domaine d’activités. Ce faisant, il ou elle soutient et met en œuvre la stratégie et les grandes politiques institutionnelles et agit comme relais entre les « autorités » et « le terrain ».
  • Etre responsable de la coordination entre les missions de son entité et celles des autres entités de même niveau au sein de l’UCL et il ou elle est co-responsable du « continuum administratif » entre les missions.
  • Etre responsable de définir, réaliser et évaluer l'ensemble des missions qui relèvent des services de son entité, en articulation avec stratégie de l’institution. Il ou elle assure la bonne coordination et fédère les sous-entités qui se trouvent sous sa responsabilité. Il ou elle assume la responsabilité des résultats de son entité.
  • Etre garant·e de la qualité et du service, des normes, de la cohérence et de la transversalité des politiques et actions. Dans ce cadre, il ou elle est garant·e des normes et participe à leur élaboration, à leur évolution et à l’information à ce sujet.
  • Assurer la direction – ce qui signifie à la fois réaliser la gestion et donner le sens – et anime les équipes dont il ou elle a la charge.
  • Gérer les moyens et ressources de l’entité dont il ou elle a la responsabilité : personnel, budgets, etc. ; il ou elle prévoit, planifie, assure l’adéquation et l’allocation de ces moyens et ressources en rapport avec les activités et les projets.
  • Assurer la continuité des projets et des politiques dans le temps, au-delà des mandats temporaires avec lesquels il ou elle interagit.
  • Assurer une « veille » sur les problématiques et développements qui affectent ses missions, en maintenant son expertise technique et la capacité d’innover pour l’Institution.
  • Assurer des missions de mandats formels, de représentation ou de communication au service de l’institution à l’intérieur comme à l’extérieur. Il ou elle défend les intérêts de l’UCL à l’extérieur.

 

Activités

 

1.    Direction et coordination de la gestion administrative de la faculté :

 

  • Gestion contractuelle du personnel : prospective, contrôle et répartition du cadre (académique, scientifique et administratif)
  • Responsabilité hiérarchique du personnel administratif facultaire et direction du secrétariat administratif
  • Gestion de l'enseignement : assurer la coordination de la mise en œuvre des programmes d'études (vacances et attribution des cours, etc.) ; assurer la coordination de la gestion étudiante (de l’admission à la diplomation.)
  • Responsabilité de l'application des règles et procédures en lien avec les études et mise en œuvre de certaines procédures
  • Élaboration et suivi du budget facultaire (en collaboration avec la Cellule logistique et comptable)
  • Support à la gestion des locaux facultaires et du mobilier (en collaboration avec les responsables des bâtiments facultaires)
  • Rôle d'interface avec l'administration centrale, l’administration sectorielle, les instituts liés à la faculté et les autres facultés
  • Développement des approches transversales au sein du secteur SST
  • Représentation de la faculté à l'intérieur et à l'extérieur de l'UCLouvain.


2.    Support et conseil à la Doyenne :

 

  • Préparation et suivi des réunions des organes facultaires (Bureau et Conseil de faculté)
  • Rédaction des procès-verbaux des organes facultaires (Bureau et Conseil de faculté) et publication sur le site facultaire
  • Instruction de dossiers spécifiques


Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

 

Qualifications et aptitudes requises

 

  • Diplôme universitaire (master), de préférence dans le domaine des sciences exactes ;
  • Maîtrise des outils bureautiques (emails, traitement de texte et dias, tableur, gestion de réunions en ligne, gestion de bases de données etc), des applications informatiques administratives (OSIS, EPC, SAP, etc.) ou disposition à se former dans ces domaines ;
  • Esprit d'autonomie, d'initiative et de décision ;
  • Excellente capacité de communication orale et écrite ;
  • Connaissance de l’anglais (B2 - C1) ;
  • Grande rigueur, esprit de synthèse et sens de l'organisation ;
  • Capacité de gestion d'équipe ;
  • Capacité à fédérer les avis et atteindre des consensus ;
  • La connaissance de l’Institution et des programmes organisés par la Faculté est un atout ;
  • Une maîtrise avancée de la gestion et du traitement de données est un atout ;
  • La connaissance du néerlandais est un atout.

 

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

 

 

 

L’UCLouvain met en œuvre une politique RH qui promeut l’égalité des genres, veille à l’égalité des chances et est attentive et respectueuse de la diversité. Pour toute question à ce sujet, merci de prendre contact à l’adresse :
jobs-diversite@uclouvain.be.

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