Contexte / Mission

La mission s’effectue au sein des instituts de recherche ILC (40%) et INCAL (60%), du secteur des sciences humaines. Les équipes administratives de ces deux entités étant petites et dynamiques, la personne recrutée intègre une structure où chacun-e est à la fois autonome dans ses tâches propres, et aidé·e / aidant·e par et pour les autres membres de l’équipe, spécifiquement les gestionnaires logistiques et comptables.

La mission est double. Elle consiste d’une part à assister les membres des deux instituts de recherche (professeur·es et chercheur·es) en front office dans le cadre d’opérations comptables courantes (établissement de notes de frais et de demandes de paiement, personne de contact en matière d’achat, réponses rapides aux questions générales). D’autre part, elle consiste, en back office, à soutenir les gestionnaires logistiques et comptables (fluidification du circuit comptable).

Fonction

• En front office, accompagner les chercheur·es et les professeur·es :
  • lors de l’établissement et vérification de leurs notes de frais (principalement pour les séjours de recherche de longue durée)
  • lors de l’établissement et la vérification des demandes de paiement (pour les personnes externes)
  • lors d’opérations d’achats de biens et de services (principalement pour ILC)
    • sélection
    • mise en concurrence (cadre réglementaire des marchés publics)
    • création de bons de commande
    • gestion administrative et réception des commandes
    • documentation des dossiers fournisseurs
  • lors de l’appropriation des outils comptables (e-comptes, notes de frais, demandes de paiement, …)
  • par la réalisation de guidelines financières pour les chercheur·es
  • en renforçant la communication financière et comptable auprès des chercheur·es (réponses rapides et synthétiques aux questions de base)
    
    
• En back office, accompagner les gestionnaires logistiques et comptables et l’équipe administrative :
  • fluidification du circuit comptable
  • création d’un espace Sharepoint pour la gestion comptable
  • création de templates de budget
  • assurer un suivi des échéances liées aux projets de recherche et à leur financement

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de niveau bachelier (ou graduat) en gestion ou compétences/expériences équivalentes
• Expérience professionnelle souhaitée (minimum 3 ans). Une expérience en gestion comptable et financière est un atout
• Maîtrise d’Office 365 (Excel indispensable ; Word, PowerPoint ; Sharepoint, Forms, Teams…). La connaissance du logiciel de gestion SAP constitue un plus
• Rigueur et précision dans le suivi des procédures et la gestion de l’information

• Esprit de synthèse et capacité d’analyse
• Très bonne connaissance du français et grande aisance rédactionnelle
• Bonne connaissance de l’anglais (niveau B2)
• Sens de l’accueil et du service à rendre
• Capacité à organiser son travail en tenant compte de l’équipe, à partager facilement les informations, à établir rapidement des relations avec les différentes personnes ou services impliqués
• Bonne capacité d’adaptation à différents environnements
• Esprit d’initiative : aller chercher l’information afin de trouver des solutions 
  
  

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

Notre offre

• Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles ; 
• Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An ;
• Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. ;
• Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement ;
• L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne ;
• La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens ;
• Un environnement de travail agréable et facilement accessible (ville piétonne à LLN, espaces verts…) ;
• Et plus encore, consultez notre page « Avantages » via ce lien.