L’UCLouvain recrute un·e Gestionnaire (F/H/X) administratif·ve
Référence du poste : SF 38266
Publication interne et externe jusqu'au 05/04/2026
Pour le Service Administratif de soutien aux Facultés et Instituts (SAFI) - campus FUCaM Mons
Site principal : Mons
Contrat à temps partiel (45%) pour une durée indéterminée
Entrée en fonction : dès que possible
Contexte / Mission
Le SAFI assure le support administratif aux facultés et instituts présents sur le site de Mons et est plus particulièrement en charge de la gestion administrative i) des programmes, ii) du parcours académique de la communauté étudiante ainsi que iii) de la recherche et du doctorat.
En tant que gestionnaire adminitratif·ve, vous contribuez principalement à la gestion administrative du parcours académique des étudiant·es inscrit·es en cours du jour et en horaire décalé, au sein des deux facultés présentes sur le site.
Fonction
En étroite collaboration avec les autres membres de l’équipe du SAFI, la fonction consiste principalement à assurer :
- la confection et le suivi des horaires de cours, de TP et d’examens
- l’organisation et le suivi des défenses mémoires
- la réservation des locaux de cours et d’examens
La fonction comprend également les tâches suivantes :
-L’accueil, le suivi et la gestion administrative des étudiants, notamment :
- La gestion des contacts (courrier in/out, appels téléphoniques, etc.)
- Les permanences pour la communauté étudiante inscrite en cours du jour et en horaire décalé, sur les sites de Mons et de Charleroi
- Le suivi des inscriptions aux cours, aux examens et aux stages
- La préparation (encodage et vérification des notes d’examens) et le suivi des délibérations
- L’archivage et la délivrance de documents
-Le support administratif, notamment, le support ponctuel aux missions confiées au SAFI : support aux Vice-doyens pour l’accueil du personnel, support logistique aux activités d’enseignement (engagement de jobistes, réservation de transport en cas de mobilité multisite, etc.), support administratif aux commissions et réunions, etc.
-La contribution active à l’ensemble des tâches quotidiennes du service (encodage, classement et archivage des dossiers, etc.).
Conformément aux décisions prises par la responsable, la personne peut être amenée à apporter un support à d’autres missions du SAFI.
Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.
Qualifications et aptitudes requises
- Diplôme de niveau bachelier, idéalement en secrétariat de direction
- Rigueur, volonté, polyvalence et flexibilité (possibilité de prestations ponctuelles en soirée, à Mons et/ou Charleroi)
- Réactivité, respect des contraintes liées au calendrier académique, capacité d’anticipation et de hiérarchisation des différentes priorités
- Capacité de travailler aussi bien de manière autonome qu’en équipe
- Sens du contact et aisance relationnelle, esprit d’équipe
- Maîtrise des outils de bureautique classiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, navigation internet)
- Bonne capacité rédactionnelle de procès-verbaux, courriers et autres documents
- Une maîtrise de l’anglais constitue un atout
- La connaissance du milieu universitaire et des structures de l’UCLouvain constitue un atout
Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.
Notre offre
- Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles ;
- Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An ;
- Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. ;
- Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement ;
- L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne ;
- La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens ;
- Un environnement de travail agréable et facilement accessible (ville piétonne à LLN, espaces verts…) ;
- Et plus encore, consultez notre page « Avantages » via ce lien.
L’UCLouvain met en œuvre une politique RH qui promeut l’égalité des genres, est attentive et respectueuse de la diversité et à l’égalité des chances.
Si, en raison d’un handicap, d’un trouble ou d’une maladie, vous souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de recrutement, merci de nous contacter à l’adresse jobs-diversite@uclouvain.be. Nous relayerons votre demande de manière confidentielle à la personne en charge de ces questions.
Les valeurs qui sous-tendent notre politique du personnel sont visibles en suivant ce lien :
Politique du personnel | UCLouvain
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