Contexte / Mission

La Faculté de pharmacie et sciences biomédicales est l'une des quatre facultés du Secteur des sciences de la santé (SSS) de l'UCLouvain.

Le/la gestionnaire assure comme mission principale la gestion administrative des stages en sciences pharmaceutiques et en sciences biomédicales, en collaboration avec la responsable académique. 

La personne recrutée sera rattachée au décanat de la Faculté, sous la responsabilité hiérarchique de la responsable administrative de la Faculté.

Fonction

• Gérer la base de données des stages et améliorer l'outil
• Gérer les agréments des lieux de stages et des maîtres de stages
• Gérer les conventions de stage des étudiant·es: vérification et suivis des demandes des étudiant·es
• Assurer le suivi des stages à l'international
• Mettre à jour des documents: règlement des stages, brochures des agréations, convention, etc.
• Organiser les séances d'information aux étudiant·es
• Aider les étudiant·es dans leur recherche de stage
• Organiser l'examen ECOS (examens cliniques objectifs structurés)

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de niveau bachelier (ou graduat) avec solides compétences en secrétariat et un intérêt pour les matières administratives; un diplôme de bachelier en secrétariat de direction ou dans un domaine lié aux sciences de la santé peut constituer un atout;
• Excellentes capacités relationnelles (capacité d'interagir à tous niveaux, en interne et en externe)
• Maîtrise des outils bureautiques: aisance dans l'utilisation des outils courants (agendas partagés, Word, Excel, SharePoint) et des applications informatiques administratives (ADE Expert, EPC, OSIS) ou disposition à en acquérir la maîtrise. 
• Parfaite maîtrise du français et bonne connaissance de l'anglais (min B2).
• Excellente orthographe, qualité rédactionnelle et de synthèse
• Sens de l'organisation, esprit d'initiative
• Précision, ordre, discrétion
• Attraits pour les contacts nombreux et le travail en équipe; sens de diplomatie
• Capacité de gestion des priorités, respect des contraintes liées au calendrier académique 
• Sens des responsabilités, polyvalence et autonomie
• Bonne résistance au stress

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

Notre offre

• Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles ; 
• Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An ;
• Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. ;
• Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement ;
• L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne ;
• La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens ;
• Un environnement de travail agréable et facilement accessible (ville piétonne à LLN, espaces verts…) ;
• Et plus encore, consultez notre page « Avantages » via ce lien.