Fonction

Sous la direction du responsable administratif de faculté, le/la titulaire assurera des activités de support administratif à la conception et la gestion des horaires ainsi qu'à la gestion des informations et événements facultaires :

• Gestion des horaires :
  • Collaboration à la conception des horaires de cours et d'examen en tenant compte de l'ensemble des paramètres: caractéristiques du programme, disponibilité des enseignant·es et des étudiant·es, ressources logistiques (auditoires, salles KINE, locaux de sport, équipements) ;
  • Soutien à l'encodage de la réservation des auditoires et des locaux adaptés aux différentes activités ;
  • Réalisation de la répartition des étudiant·es en série/groupes pour les travaux pratiques et pour les activités de type TP (en tenant compte de profil des étudiant·es : dispenses, parcours,...) ;
  • Encodage dans l'application en respect d'un calendrier strict intégré dans l'ensemble des procédures liées à la gestion de l'enseignement ;
  • Diffusion de l'information aux utilisateurs (enseignant·es, étudiant·es, assistant·es, équipe administrative et conseillers·ères techniques) ;
  • Surveillance de la maintenance en continu avec recherche de réponses pour les demandes de modification et recherche de solutions aux conflits.

• Informations et événements facultaires :
  • Maintenance du site web de la Faculté (Drupal). Rédaction et mise en ligne ; 
  • Organisation des événements internes et externes de la Faculté (portes ouvertes; réceptions, délibérations, proclamations (collaboration), conférences...) ;
  • Participation à la préparation, la mise à jour et la publication des supports d'informations destinés aux étudiants (brochures, actualité, affichage électronique).

• Autres tâches :
  • Traitement de fichiers ou de dossiers, gestion de calendrier pour le responsable administratif et le doyen.

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de niveau bachelier en secrétariat, et/ou avec expérience dans l'enseignement ou dans un service administratif, de préférence avec spécialisation (exemple: gestionnaire administratif de dossiers juridiques, gestionnaire commercial de dossiers clients).
• Maîtrise des outils informatiques bureautique (suite Office: Word, Excel, Internet, messagerie) et facilité à acquérir la maîtrise d'autres logiciels (applications UCLouvain; Drupal, EPC; OSIS; base de données; FileMakerPro, etc).
• Capacité de gestion du temps et des priorités: aptitude à gérer plusieurs tâches de front, à travailler dans l'urgence et au respect des contraintes liées au calendrier académique.
• Disponibilité et capacité de communication.
• Sens des responsabilités, rigueur et fiabilité, très grande discrétion.
• Capacité réelle à travailler en équipe.
• Autonomie, polyvalence et pro-activité.
• Respect des procédures.
• Aptitude en rédaction. 
• Une certaine expérience en organisation d'événements est un plus.
• La connaissance des Règlements UCLouvain ainsi que l'organisation de l'enseignement à l'UCLouvain est un atout.

Autres :

• Prestation à 50% devant être effectuée durant une semaine type de minimum 4 jours sur le site de Louvain-La-Neuve. Télétravail possible 1 jour semaine après évaluation 6 mois.
• Horaires pouvant être légèrement décalés en fonction du calendrier (rentrée, événements). 

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

Notre offre

• Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles ; 
• Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An ;
• Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. ;
• Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement ;
• L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne ;
• La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens ;
• Un environnement de travail agréable et facilement accessible (ville piétonne à LLN, espaces verts…) ;
• Et plus encore, consultez notre page « Avantages » via ce lien.