Contexte / Mission

La fonction s’exerce à 50% au sein du SAFI (Service Administratif de soutien aux Facultés et Instituts) et à 50% au sein du SASE (Service administratif en support aux étudiant·es), sous la responsabilité hiérarchique
et fonctionnelle de la directrice du SAFI.

Le SAFI assure le support administratif aux facultés et instituts présents sur le site de Mons, et est plus particulièrement en charge de la gestion administrative i) des programmes, ii) du parcours académique des étudiant·es, ainsi que iii) de la recherche et du doctorat.
Le SASE accompagne l’étudiant·e de son choix d’étude jusqu’à l’obtention d’un emploi. Son action est répartie en trois piliers : 1) l’orientation et l’accès aux études 2) la vie étudiante 3) l’aide à la réussite.

En tant que gestionnaire administratif·ve, vous serez chargé·e, pendant la période de rentrée, d’assurer l’accueil et d’apporter un support de première ligne aux étudiant·es inscrit·es en cours du jour et en horaire
décalé au sein des facultés ESPO et LSM, présentes sur les sites de Mons et de Charleroi.

Fonction

En étroite collaboration avec les autres membres des équipes du SAFI et du SASE, la fonction consiste à assurer les tâches suivantes :

1) L’accueil et le suivi des étudiant·es via l’animation de permanences quotidiennes organisées par les services, en jour et en soirée, à Mons et (éventuellement) à Charleroi ;
2) Le support aux équipes pour les tâches administratives quotidiennes (inscriptions, PAE, etc.)

Conformément aux décisions prises conjointement par la directrice du SAFI et la directrice du SASE, le/la gestionnaire administratif·ve peut être amené·e à apporter un support à d’autres missions du SAFI et du SASE.

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins des entités.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de niveau bachelier (ou graduat)
• Maîtrise des outils de bureautique classiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, navigation internet)
• Sens du contact et de l’accueil, aisance relationnelle
• Capacité à comprendre et s’approprier rapidement des procédures et des règlements
• Rigueur, motivation, polyvalence et flexibilité (possibilité de prestations en soirée, à Mons et/ou Charleroi)
• Réactivité et proactivité
• Capacité de synthétisation et de hiérarchisation des priorités
• Capacité de travailler aussi bien de manière autonome qu’en équipe
• La connaissance du milieu universitaire et des structures de l’UCLouvain constitue un atout

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

Notre offre

• Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles ; 
• Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An ;
• Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. ;
• Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement ;
• L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne ;
• La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens ;
• Un environnement de travail agréable et facilement accessible ;
• Et plus encore, consultez notre page « Avantages » via ce lien.