Contexte / Mission

La faculté de pharmacie est sciences biomédicales est l'une des quatre facultés du Secteur des sciences de la santé (SSS), de l'UCLouvain. La personne recrutée sera rattachée au décanat de la Faculté, sous la responsabilité hiérarchique de la responsable administrative de la Faculté.

Missions :

• support administratif et logistique au décanat de la faculté
• support administratif pour les stages en sciences pharmaceutiques

Fonction

Sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle de la Responsable administrative de la faculté, le/la titulaire remplira les tâches suivantes :

• Secrétariat facultaire:
  
  
  • accueil des visiteurs internes et externes en offrant une réponse de 1ère ligne aux demandes
  • gestion du courrier
  • gestion de l'agenda: planification et organisation de rendez-vous et réunions
  • gestion financière de la faculté (gestion des comptes, commandes, facturation, marchés publics,...)
  • préparation et suivi des activités des diverses instances de la faculté (Bureaux, Conseils, Commissions disciplinaires,...): préparation de l'ordre du jour, collecte et envoi de documents, suivi des mandats, aspects logistiques, rédactions des PV
  • gestion administrative de la mobilité in et out des étudiants
  • organisation des événements facultaires
  • gestion du site web et du Sharepoint de la faculté
  • aide logistique à la promotion des études: soirées CIO, mises à jour des brochures 
  • assistance rigoureuse dans les suivis: rôle de mémoire et de rappel
  • rédaction de courriers à partir d'informations succinctes, préparation des documents utiles
  • participation aux diverses tâches de l'équipe facultaire en fonction des nécessités et des urgences éventuelles du service

• Gestion administrative des stages en collaboration avec la responsable académique: gestion des demandes étudiantes, organisation de réunions et séminaires, courriers, gestion des conventions et demandes d'agréation, organisation de l'examen ECOS, ...

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de niveau bachelier (ou graduat) avec solides compétences en secrétariat et un intérêt pour les matières administratives; un diplôme de bachelier en secrétariat de direction ou dans un domaine lié aux sciences de la santé peut constituer un atout 
• Excellentes capacités relationnelles
• Maîtrise des outils bureautiques: aisance dans l'utilisation des outils courants (agendas partagés, Word, Excel, Sharepoint) et des applications informatiques administratives (ADE Expert, EPC, OSIS) ou disposition à en acquérir la maîtrise
• Parfaite maîtrise du français et bonne connaissance de l'anglais (min.B2)
• Excellente orthographe, qualité rédactionnelle et de synthèse
• Sens de l'organisation, esprit d'initiative
• Précision, ordre, discrétion
• Capacité à gérer plusieurs tâches en même temps avec précision (multitasking)
• Attraits pour les contacts nombreux et le travail en équipe; sens de la diplomatie
• Capacité de gestion des priorités
• Sens des responsabilités, polyvalence et autonomie
• Bonne résistance au stress

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

Notre offre

• Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles ; 
• Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An ;
• Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. ;
• Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement ;
• L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne ;
• La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens ;
• Un environnement de travail agréable et facilement accessible (ville piétonne à LLN, espaces verts…) ;
• Et plus encore, consultez notre page « Avantages » via ce lien.