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L’UCLouvain recrute un·e Gestionnaire administratif·ve des stages et des activités internationales


Référence du poste : SF  30531
Publication interne et externe jusqu'au 24/10/2021

 

Pour la Faculté des sciences de la motricité (FSM), du Secteur des sciences de la santé (SSS)
Site principal :  Louvain-la-Neuve

Contrat au cadre à temps partiel (80%), pour une durée indéterminée, complété d'un contrat sur ressources extérieures (10%) à durée déterminée (1 an, éventuellement renouvelable).
Entrée en fonction : dès que possible

 

Contexte / Mission

 

Sous la direction du responsable administratif de faculté, le/la titulaire assurera la gestion administrative des stages en kinésithérapie (40%)

 

Sous la responsabilité fonctionnelle du professeur en charge de l'international, en collaboration étroite avec l'administration facultaire et sous la responsabilité hiérarchique du responsable administratif de faculté, le/la titulaire assurera la gestion du volet administratif des activités internationales de la Faculté des sciences de la motricité (30%)

 

Sous la direction de la responsable du Laboratoire de physiologie et de biomécanique de la locomotion, le/la titulaire assurera des activités de support administratif à la gestion du Laboratoire de physiologie et biomécanique de la locomotion (20%)


 

Fonction

 

- Gestion administrative des stages des étudiants·es en kinésithérapie et réadaptation (600 étudiants·es) :

 

  • constitution des dossiers des étudiants·es ;
  • préparation et participation aux réunions d'information ;
  • appui à la constitution des grilles de stages ;
  • collecte des évaluations de stages des maîtres de stages et des étudiants·es ;
  • tenue à jour du fichier FileMaker "lieux de stages" ;
  • contact avec les différentes institutions qui accueillent les stagiaires.

 

- Gestion du volet administratif des activités internationales de la Faculté des sciences de la motricité :

 

  • gestion administrative des étudiants·es Erasmus IN et OUT ;
  • contacts avec les institutions partenaires (suivis et prospections) ;
  • encadrement des étudiants·es étrangers·ères en FSM, support administratif missions FSM, communication.

 

- Support administratif à la gestion de Laboratoire de physiologie et biomécanique de la locomotion :

 

  • support à la gestion des budgets et à la comptabilité (commandes, gestion des stocks, encodage dans SAP...) ;
  • support à l'organisation des cours (gestion des pages Moodle, aide à la gestion des groupes et des présences des étudiants·es pour les cours, support à l'organisation des notes de cours, des examens,...) ;
  • support à l'organisation de la recherche, gestion de l'agenda commun, gestion du courrier.

 


L'ensemble de ces fonctions pouvant se moduler dans le temps suivant les calendriers spécifiques, les temps morts d'une fonction pouvant être dédiés à une autre.

Qualifications et aptitudes requises

 

  • Diplôme de niveau bachelier (ou graduat) en secrétariat, et/ou avec expérience dans l’enseignement ou dans un service administratif, de préférence avec spécialisation (exemple : gestionnaire administratif de dossiers étudiants ou juridiques, gestionnaire commercial de dossiers clients).
  • Une certaine expérience dans SAP et FileMaker est un plus.
  • Maîtrise évolutive des outils informatiques bureautique (suite Office : Word, bon niveau dans Excel, etc ;  Internet, messagerie) et facilité à acquérir la maîtrise d’autres logiciels (applications UCLouvain : Moodle, Drupal, EPC, OSIS, base de données : FileMakerPro, etc).
  • Connaissance de l'anglais (niveau C1) indispensable, l'espagnol est un plus pouvant cependant être acquis dans le cadre du contrat.
  • Ouverture à l'apprentissage de nouvelles techniques, nouveaux outils.
  • Capacité de gestion du temps et des priorités : capacité à travailler dans l’urgence et respect des contraintes liées au calendrier académique.
  • Aptitude en rédaction, disponibilité et capacité de communication.
  • Sens des responsabilités, rigueur et fiabilité, très grande discrétion.
  • La connaissance des règlements UCLouvain ainsi que l'organisation de l'enseignement à l'UCLouvain est un atout.

 

L’UCLouvain met en œuvre une politique RH qui promeut l’égalité des genres, veille à l’égalité des chances et est attentive et respectueuse de la diversité. Pour toute question à ce sujet, merci de prendre contact à l’adresse :
jobs-diversite@uclouvain.be.

Pour soumettre votre candidature, merci de postuler en ligne uniquement, via l'option "postuler" ci-dessous.