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L’UCLouvain recherche un·e Gestionnaire administratif·ve des stages

Référence du poste : SF  23953
Publication interne et externe jusqu'au 26/01/2020

 

Pour la Faculté des sciences de la motricité (FSM), du Secteur des sciences de la santé (SSS)
Site principal :  Louvain-la-Neuve

Contrat à temps partiel (60%) pour une durée indéterminée

Entrée en fonction : dès que possible (àpd mi-février)

 

Contexte / Mission


Sous la direction du responsable administratif de faculté, le/la titulaire assurera la gestion administrative des stages en kinésithérapie (0.4 EFT).

Sous la direction de la responsable du Laboratoire de physiologie et de biomécanique de la locomotion, le/la titulaire assurera des activités de support administratif à la gestion du Laboratoire de physiologie et biomécanique de la locomotion (0.2 EFT).

Fonction


- Gestion administrative des stages des étudiants en kinésithérapie et réadaptation (600 étudiants) :
 

  • La tenue de tous les documents nécessaires à la constitution du dossier des étudiants·es : carnet de stage, formulaire d’inscription, mails significatifs ….
  • La préparation et la participation aux réunions d’information à destination des étudiants·es et à la réunion d'information annuelle.
  • L'appui à la constitution des grilles de stages pour les étudiants·es, collecte des évaluations de stages des maîtres de stages et des étudiants·es, encodage des données relatives aux stages
  • La tenue à jour du fichier Filemaker « lieux de stages » et mise à jour de la page dédiée aux stages sur le site internet de la faculté.


- Support administratif à la gestion de Laboratoire de physiologie et biomécanique de la locomotion :
 

  • Support à la gestion des budgets et à la comptabilité: commandes, gestion des stocks,  traitement des notes de frais des membres de l’unité, encodage dans SAP.
  • Support à l’organisation des cours : gestion des pages Moodle, aide à la gestion des groupes et des présences des étudiants·es pour les cours avec des TP ou cours pratiques, support à la rédaction des notes de cours,...
  • Support à l’organisation de la recherche
  • Gestion de l’agenda commun des académiques de l’unité
  • Gestion du courrier
Qualifications et aptitudes requises

 

 

  • Diplôme de niveau bachelier en secrétariat, et/ou avec expérience dans l’enseignement ou dans un service administratif, de préférence avec spécialisation (exemple : gestionnaire administratif de dossiers étudiants ou juridiques, gestionnaire commercial de dossiers clients).
  • Une certaine expérience dans SAP et FileMaker est assurément un plus.
  • Maîtrise évolutive des outils informatiques bureautique (suite Office : Word, bon niveau dans Excel, etc ;  Internet, messagerie) et facilité à acquérir la maîtrise d’autres logiciels (applications UCLouvain : Drupal, EPC, OSIS, base de données : FileMakerPro, etc).
  • Ouverture à l'apprentissage de nouvelles techniques, nouveaux outils.
  • Capacité de gestion du temps et des priorités : capacité à travailler dans l’urgence et respect des contraintes liées au calendrier académique
  • Aptitude en rédaction, disponibilité et capacité de communication
  • Sens des responsabilités, rigueur et fiabilité, très grande discrétion
  • Capacité à travailler en équipe
  • Autonomie, polyvalence et pro-activité
  • Respect des procédures

 

 

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