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L’UCLouvain recrute un·e Gestionnaire administratif.ve


Référence du poste : SF  29368
Publication interne et externe jusqu'au 16/06/2021

 

Pour la Faculté de droit et de criminologie (DRT), du Secteur des sciences humaines (SSH)
Site principal :  Louvain-la-Neuve

Contrat au cadre à temps partiel (30%) pour une durée indéterminée + contrat sur ressources extérieures (40%) à durée indéterminée.
Le pourcentage de temps de travail (actuellement 70%) pourrait évoluer à la hausse.
Entrée en fonction : à partir de la mi-août 2021

 

Contexte / Mission


La mission comporte 4 volets qu’il conviendra d’articuler en fonction des priorités, des échéances et de l’organisation générale.

Au sein de l’Administration facultaire, la personne aura pour mission :

  • de soutenir la gestion des recyclages organisés dans le cadre de la Commission Université-Palais (CUP);
  • de soutenir le Service Stages et Emploi ;
  • d’assurer la tenue de l’Accueil de la Faculté ;
  • de renforcer la gestion des horaires de la Faculté.


La fonction s’exerce sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice administrative et sous la responsabilité fonctionnelle des responsables de la CUP, du Service Emploi et de la Directrice administrative adjointe pour les domaines qui les concernent.  Une collaboration étroite avec l’ensemble des membres de l’Administration facultaire et du personnel administratif de l’Institut est en outre indispensable.

Fonction

   

  •  Commission Université-Palais (CUP) :

Appuyer la gestion administrative des activités de recyclage (8 recyclages par an) : catering, communication, gestion des bases de données et des inscriptions, accueil, gestion comptable et financière, emailing, gestion logistique et de l’envoi des ouvrages, reporting.

  • Stages et emploi :

Appuyer la gestion administrative des stages et du service Emploi : préparation des dossiers de demandes de stage et aide au suivi, gestion de la base de données des maîtres de stage, aide à l’organisation des événements ((pré)-Job day, soirée des maîtres de stage, cérémonie de diplômation), aide à la recherche de sponsors, etc.

  • Accueil :

Assurer partiellement la tenue de l’Accueil de la Faculté et de l’Institut : accueil présentiel et téléphonique, gestion de la boîte mail « info-drt », impression de documents, gestion de la salle de réunion de la Faculté et de l’Institut, aide à la gestion du hall et du bâtiment, au tri et à la distribution du courrier, aide à l’organisation de certains événements de la Faculté, etc.

  • Horaires :

Appuyer la gestion administrative des horaires : à l’aide de l’outil AdeSoft et dans le respect des procédures institutionnelles, aider à assurer le suivi des demandes de planification et de modification d’horaires et de locaux.


L’Administration facultaire étant un service de terrain fortement sollicité, notamment par les étudiant·es, les enseignant·es et par les services généraux, toute tâche ponctuelle de gestion administrative peut en outre être amenée à être traitée, parfois dans l’urgence.


Des prestations en soirée ou durant le week-end peuvent être requises à titre exceptionnel. Un horaire adapté pourra être mis en place durant le mois de septembre dans le cadre de la rentrée académique.
Le vendredi devra dans tous les cas être un jour de prestation.

Qualifications et aptitudes requises

 

  • Diplôme de niveau bachelier professionnalisant (graduat) et/ou expérience professionnelle
  • Sens de l’organisation, rigueur et capacité à gérer plusieurs dossiers parallèlement, sens des priorités
  • Sens du travail en équipe et adaptation rapide
  • Profil orienté « service » : qualité du contact et de la communication orale et écrite, attitude positive, résistance au stress, proactivité et dynamisme, esprit de collaboration
  • Maîtrise des outils informatiques et aptitude à apprendre rapidement (Microsoft Office et applications spécifiques à l’université)
  • Connaissance passive du néerlandais et active de l'anglais (min.B2)

 

L’UCLouvain met en œuvre une politique RH qui promeut l’égalité des genres, veille à l’égalité des chances et est attentive et respectueuse de la diversité. Pour toute question à ce sujet, merci de prendre contact à l’adresse :
jobs-diversite@uclouvain.be.

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