Contexte / Mission

Cette fonction s’exerce au sein de la Faculté de philosophie, arts et lettres (FIAL) et dans le cadre d’une convention de service avec les instituts de recherche IL&C, INCAL et ISP. 

Vous rejoindrez la « cellule événements » composée de deux personnes. Votre mission principale sera d’assurer l’organisation administrative et logistique des événements de la faculté et des événements scientifiques des instituts IL&C, INCAL et ISP. Vous travaillerez sous la responsabilité hiérarchique de la directrice administrative et sous la responsabilité fonctionnelle de la coordinatrice de l’équipe logistique de FIAL.

Fonction

En tant que Gestionnaire d'événements, vous serez en charge de :

1. l'organisation des événements facultaires

• Rentrée académique, proclamations, DHC, événements de promotion des études (journées portes ouvertes, cours ouverts, …), cours d’été, formation continue, repas facultaires, réunions facultaires, …

• La cellule logistique événements assure de manière autonome l’ensemble des tâches liées à l’organisation de l’événement.

2. l'organisation des événements scientifiques nationaux et internationaux des instituts IL&C, INCAL et ISP

• Colloques, journées d’études, workshops, summer school, réunions scientifiques, conférences, séminaires de recherche, DHC d’entités, éméritat…

• La cellule logistique événements assure les tâches liées à l’organisation des événements, en collaboration avec les équipes administratives des instituts concernés.
• Ce travail est réalisé dans le cadre d’une convention de services établie entre FIAL et les instituts précités.

L’organisation d’événements s’articulent autour de trois grands axes :

1. Élaborer le cahier des charges de l’activité
2. Organiser la manifestation
3. Gérer le dossier administratif et comptable en collaboration avec l’équipe administrative de la faculté ou de l’institut concerné

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de niveau bachelier en communication, secrétariat ou équivalent ;
• Expérience dans une fonction administrative d’au moins 3 ans ;
• Capacité à travailler en équipe et à favoriser la collaboration ;
• Sens des responsabilités, capacité d’autonomie et de décision ;
• Sens de l’initiative, de la proactivité, capacité d’innovation ;
• Grande rigueur, esprit de synthèse et sens de l’organisation ;
• Capacité d’anticipation et de réactivité ;
• Compétences en gestion de projets ;
• Compétences de communication et sens du service ;
• Disponibilité et souplesse horaire pour les événements organisés hors plages horaires classiques ;
• Disponibilité et souplesse dans les déplacements vers les autres sites pour les événements qui y sont organisés ;
• Bonne maîtrise de la suite Office et aisance avec les outils numériques ;
• La maitrise de l’anglais (oral B2 et écrit C1) est nécessaire pour le métier ;

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.