Contexte / Mission

La faculté de médecine et médecine dentaire (MEDE) se compose de l'Ecole de Médecine et de l'Ecole de médecine dentaire.
Au sein de l'Ecole de Médecine, la gestion du parcours étudiant est assurée par plusieurs secrétariats spécifiques : le Secrétariat de l'école de Médecine (SMED), l'Administration des stages (STAC), le Secrétariat du centre académique de médecine générale (CAMG) et le Secrétariat des masters complémentaires et des certificats en médecine (MSCN).

Ce poste, très varié, vise à participer aux tâches générales liées à l'administration de l'enseignement de l'Ecole de médecine.

Fonction

Sous la responsabilité hiérarchique du Doyen et de la Responsable de l'Administration facultaire, le ou la gestionnaire sera intégré·e au sein d'une équipe (SMED) de 4 personnes dont elle partagera les objectifs et outils de travail. Plus particulièrement, il ou elle assurera la gestion administrative du programme et des étudiant·es du cycle de master.
 

• Gestion des procédures administratives liées aux parcours des étudiant·es :
  o Organisation des horaires de cours et des examens : établissement du planning, gestion des conflits horaires, introduction dans le système de gestion ADE.
  o Suivi des inscriptions aux examens.
  o Support à la production et correction des examens.
  o Préparation des délibérations : recueil des notes d'examen, gestion des certificats médicaux, suivi de délibération (Procès-verbaux de réunion, révision des dossiers, établissement des listes de proclamation, ...).
• Accueil et conseil aux étudiant·es : desk, téléphone, emails.
• Gestion des mémoires : encodage des notes, gestion de l'information, support administratif pour l'organisation des défenses, ...
• Participation aux comités de cycle : rédaction des procès-verbaux (PV) et mise en oeuvre des décisions.
• Support aux professeur·es de la Faculté : communication, suivi de dossiers particuliers, rappels de procédures, ...

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de niveau bachelier (ou graduat).
• Connaissances informatiques : bonne connaissance de la suite Office 365 et aisance pour acquérir les outils informatiques développés par l'UCLouvain (EPC, ADE, OSIS).
• Attrait pour les contacts nombreux et le travail en équipe dans un environnement en évolution.
• Sens de la diplomatie.
• Rigueur dans l'organisation, précision et soin, combiné avec une bonne flexibilité.
• Bonne gestion des priorités.
• Sens des responsabilités, polyvalence et autonomie.
   

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.