Contexte / Mission

La Faculté de médecine et médecine dentaire (MEDE) se compose de l'Ecole de Médecine et de l'Ecole de médecine dentaire.

Au sein de l'Ecole de Médecine, la gestion du parcours étudiant est assurée par plusieurs secrétariats spécifiques : le Secrétariat de l'école de Médecine (SMED), l'Administration des stages (STAC), le Secrétariat du centre académique de médecine générale (CAMG) et le Secrétariat des masters complémentaires et des certificats en médecine (MSCN).

Sous la responsabilité hiérarchique du Doyen et de la Responsable de l'Administration Facultaire, le ou la gestionnaire sera intégré·e au sein d'une équipe (SMED) de 4 personnes dont elle partagera les objectifs et outils de travail. Plus particulièrement, il ou elle assurera la gestion administrative du programme et des étudiant·es du cycle de bachelier (bloc 1 à bloc 3).

Fonction

Cette personne sera amenée à remplir les tâches suivantes :

• Gestion des procédures administratives liées au parcours des étudiant·es :
  • Etablissement des Progammes Annuels des Etudiant·es (PAE) : analyse de la cohérence du PAE, rôle de conseil, encodage dans le système de gestion des parcours étudiants (OSIS).
  • Organisation des horaires de cours, de TP et des examens : établissement du planning, gestion des conflits horaires, introduction dans le système de gestion ADE.
  • Préparation des délibérations : recueil des notes d'examen, gestion des certificats médicaux, suivi de délibération (Procès-verbaux de réunion, révision des dossiers, établissement des listes de proclamation, ...).

• Production des diplômes, certificats.
• Gestion des visites médicales et des certificats médicaux.
• Production d'attestations diverses pour des organismes externes.
• Accueil et conseil aux étudiant·es : desk, téléphone, emails, séances d'information collectives.
• Participation aux comités de cycle : rédaction de procès-verbaux (PV) et mise en oeuvre des décisions.
• Support aux professeures et professeurs de la Faculté : communication, suivi de dossiers particuliers, rappels de procédures,...
• Mise à jour du site WEB de la Faculté pour les dossiers sous sa responsabilité.
• Assurer une continuité en l'absence de ses collègues.

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de bachelier (ou graduat).
• Attrait pour les contacts nombreux et le travail en équipe dans un environnement en évolution.
• Sens de la diplomatie.
• Rigueur dans l'organisation, précision et soin, combiné avec une bonne flexibilité.
• Bonne gestion des priorités.
• Sens des responsabilités, polyvalence et autonomie.
• Connaissances informatiques : bonne connaissance de la suite Office 365 et facilité pour acquérir les outils informatiques développés par l'UCLouvain (EPC, ADE, OSIS, moodle).

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

Notre offre

• Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles ; 
• Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An ;
• Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. ;
• Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement ;
• L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne ;
• La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens ;
• Un environnement de travail agréable et facilement accessible ;
• Et plus encore, consultez notre page « Avantages » via ce lien.