Contexte / Mission

La fonction s’exerce au sein de l’école des sciences du travail (EST), une des sept écoles de la faculté des sciences économiques, sociales, politiques et de communication (ESPO).

Sous la responsabilité fonctionnelle de la responsable administrative de l’école, le/la gestionnaire assure comme mission principale la gestion administrative du parcours étudiant.

Fonction

Soutien administratif à la gestion étudiante des masters en sciences du travail et en gestion des ressources humaines :

• Accueillir et informer les étudiant·es ;
• Assurer la gestion du programme annuel de l’étudiant·e (PAE) et la gestion administrative de son dossier tout au long de l’année académique (support administratif aux commissions de programme, vérification des inscriptions aux cours, aux examens, gestion des requêtes programme, suivi de stages et des mémoires,…) ;
• Préparer la rentrée académique :
  - Appuyer administrativement la procédure d’admission et d’inscription ;
  - Préparer les documents utiles aux divers processus liés aux parcours étudiants ;
• Appuyer l’organisation des sessions d’examens : reproduction de copies, modifications d’horaires, gestion des certificats médicaux, etc.
• Préparer les délibérations : préparer les réunions du jury et les délibérations (encodage et vérification des notes d’examens) et assurer le suivi des résultats ;
• Produire des diplômes et des attestations ;
• Apporter un support aux professeur·es de l’EST : communication, impressions de copies, rappel de procédures et échéances ;
• Concevoir et gérer les horaires de cours et d’examens de l’école ;
• Contribuer à la gestion d’activités transversales :
  - gestion du site Web : actualisation de l’information destinée aux étudiant·es sur les pages EST ;
  - relecture des supports d’information (brochures, vademecum, etc.) ;
  - préparation de la cérémonie des diplômes et participation à l’organisation des évènements de l’école ;
  - gestion des commandes et de la logistique de l’école ;
  - support administratif à la gestion du réseau européen EMLS-MEST (European Master in Labour Studies).

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de bachelier (ou graduat) avec expérience en lien avec la fonction.
• Autonomie, sens des responsabilités, rigueur, soin, discrétion.
• Capacité à travailler dans l’urgence, respect des contraintes liées au calendrier académique, gestion des priorités.
• Excellentes capacités relationnelles (capacité d’interagir à tous niveaux, en interne et en externe).
• Capacités avérées d’accueil, d’écoute et de communication professionnelle auprès de publics divers.
• Maîtrise de l’anglais (B2 min).
• Aptitude à maîtriser les outils informatiques courants et les logiciels spécifiques à utiliser dans le cadre de la fonction (EPC, OSIS notamment).
• La connaissance de Drupal et/ou de logiciels liés à la communication (Genially, Infogram, …) est un atout.

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

Notre offre

• Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles ; 
• Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An ;
• Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. ;
• Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement ;
• L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne ;
• La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens ;
• Un environnement de travail agréable et facilement accessible (ville piétonne à LLN, espaces verts…) ;
• Et plus encore, consultez notre page « Avantages » via ce lien.