Contexte / Mission

La mission principale est d’assurer la gestion du parcours des étudiant·es de la faculté de santé publique (master et master de spécialisation en médecine du travail). La participation à l’organisation de la promotion des diplômé·es fait également partie de la fonction.

Cette fonction s'exerce sous la responsabilité hiérarchique de la directrice administrative du secteur et la responsabilité fonctionnelle de la doyenne.

Fonction

• Gestion des dossiers d’admission – réadmission (étudiant·es à partir de la 2e inscription)
• Gestion de l’organisation des programmes (données administratives, organisation des cours et des examens)
• Gestion du parcours de l’étudiant·e (programme annuel des étudiant·es, inscription aux cours, inscription aux examens, délibérations ; suivis hebdomadaires des dossiers des étudiant·es)
• Gestion de la communication vers les étudiant·es (mise à jour de documents, du site, gestion des valves, séances d’information)
• Support à l’organisation des événements (promotion des diplômé·es)
• Accueil, information et réception d’appels téléphoniques
• Participation aux diverses tâches de l’équipe facultaire en fonction des nécessités et des urgences éventuelles du service

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de niveau bachelier (ou graduat)
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et des applications informatiques administratives (EPC-OSIS, RedDot, Alfresco, Sharepoint) ou disposition à se former dans ces domaines.
• Capacité à gérer plusieurs dossiers en même temps
• Bonne résistance au stress
• Fiabilité, flexibilité, discrétion
• Savoir combiner la souplesse et la rigueur
• Sens de l’accueil, esprit d’équipe et facilité de contact
• Esprit d’autonomie et d’initiative
• Sens des responsabilités, de l’organisation et de la planification

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.