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L’UCLouvain recherche un·e Gestionnaire de programmes étudiants

 

Référence du poste : SF  23867
Publication interne et externe jusqu'au 20/11/2019

 

Pour l’Ecole d’agrégation de la Faculté des sciences économiques, sociales, politiques et de communication (ESPO), du Secteur des sciences humaines (SSH)
Site principal :  Louvain-la-Neuve

Contrat à temps partiel (75%) pour une durée déterminée (contrat de remplacement)

Entrée en fonction : dès que possible

 

Fonction

 

La fonction s’exerce au sein de l’Ecole d’Agrégation (AGES) de la Faculté des sciences économiques, sociales, politiques et de communication (ESPO), sous la responsabilité hiérarchique de la directrice administrative de la faculté et sous la responsabilité fonctionnelle du président de l’école d’agrégation.

 

Un soutien administratif à la gestion étudiante de l'école, ce qui suppose :

 

  • L’accueil des étudiants·es (principalement des adultes) ;
  • La gestion des mails et courriers afférant à la gestion étudiante ;
  • La réception et la préparation des dossiers d’admission pour le jury et suivi envers l’étudiant·e et le secrétariat général des étudiants·es ;
  • La gestion et le suivi des programmes annuels des étudiants·es (PAE) : admission, inscription aux cours, examens, délibérations, horaires, allègement, vérifications, conseils et renseignements sur les parcours particuliers … ;
  • La préparation des délibérations (encodage et vérification des notes d’examens) ;
  • Une interaction et une collaboration avec les responsables de l'agrégation (AGRE) pour la coordination des cours transversaux et disciplinaires du programme ;
  • Une interaction et une coordination avec les gestionnaires des masters à finalité didactique de l'agrégation (AGRE)

 

Un support au fonctionnement de l’école, ce qui suppose :

 

  • La gestion administrative des maîtres de stage (suivi des paiements, attestations d’encadrement pédagogique, assurances, mise à jour de la base des données des maîtres de stages, courriers, communication d’informations …)
  • Le suivi et la rédaction des PV ou comptes rendus jury du site de LLN.
  • La participation aux réunions du bureau, du conseil et de l’école AGES
  • La collaboration à la mise à jour du site web de l’école avec le président et la responsable administrative de l’école
  • La veille au bon fonctionnement logistique de l’école sur le site de LLN (achat de fournitures, suivi des factures,…)
  • L’archivage
  • La participation à l’organisation d’événements dans le cadre de l’AGES
  • Tout soutien administratif ponctuel nécessaire au fonctionnement de l’école
Qualifications et aptitudes requises

 

  • Diplôme de niveau baccalauréat/graduat (en relations publiques, communication, GRH, etc.) avec expérience en lien avec la fonction.
  • Capacités avérées d’accueil, d’écoute et de communication professionnelle (capacité de reformuler les demandes).
  • Capacité à travailler dans l’urgence, respect des contraintes liées au calendrier académique, souplesse dans l’organisation du travail.
  • Autonomie, esprit de décision, ouverture d’esprit, polyvalence indispensables.
  • Rigueur, régularité, soin, discrétion.
  • Excellentes capacités relationnelles (capacité d’interagir à tous niveaux, en interne et en externe) et d’intégration au sein d’une équipe, coopération.
  • Bonne orthographe.
  • Atouts : connaissance du milieu universitaire et des structures de l’UCLouvain.

 

 

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