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L’UCLouvain recrute un·e Gestionnaire de programmes de formation continue (H/F/X)


Référence du poste : SF  33944
Publication interne et externe jusqu'au 04/10/2022

 

Pour le Secteur des sciences de la santé (SSS)
Site principal :  Bruxelles (Woluwé)

Contrat sur ressources extérieures, à temps partiel (50%) pour une durée déterminée (6 mois, éventuellement renouvelable)
Entrée en fonction : dès que possible

 

Contexte / Mission


Contexte :

 

La cellule formation continue du secteur des sciences de la santé prend en charge les programmes de formation des facultés de médecine et médecine dentaire, pharmacie et sciences biomédicales ainsi que de la santé publique. Cela représente plus de 20 programmes, destinés à des adultes engagé·es dans la vie socio-professionnelle, qui souhaitent évoluer dans leur carrière et acquérir de nouvelles compétences. 

 

 

L'équipe est composée d'une coordinatrice et de gestionnaires de programmes, elle est chapeautée par un responsable académique et s'appuie sur l'institut universitaire de formation continue de l'UCLouvain (IUFC) (https://uclouvain.be/fr/etudier/iufc).

Elle est en contact permanent avec les professeur·es, les participant·es, les partenaires et les services administratifs de l'université. 


Mission :
 

Le/la gestionnaire de formation continue a pour mission d'apporter un support à la gestion opérationnelle du portefeuille de programmes de formation continue de la Cellule Formation Continue UCL Woluwe - Secteur des sciences de la Santé. 

Au sein d'une équipe, il s'agit de coordonner les étapes du déroulement des programmes depuis leur planification jusqu'à leur évaluation. Cela comprend la prise en charge des aspects administratifs, logistiques et financiers ainsi que de la mise en oeuvre du plan de communication. 
 

 

Fonction


Le/la titulaire remplira les missions suivantes :
 

  • la gestion administrative :
    • Contacts quotidiens avec les participant·es (inscriptions, communications tout au long de la formation, délivrance d'attestations, évaluation de la formation,...);
    • Contacts réguliers avec les enseignant·es (établissements des calendriers, recueil de documentation, confirmation de participation,...);
    • Etablissement de formulaires de demande et de rapports à destination des organismes fournissant des incitants à la formation;
    • Demandes d'agrément ou de subsides...
  • la mise en oeuvre de la logistique:
    • Organiser l'activité de formation (réservations de salle, calendrier, catering,...); 
    • Assurer une présence ponctuelle lors du démarrage et de la clôture des formations (accueil des participant·es, mise à disposition du matériel, présentation des aspects administratifs);
    • Suivre les éventuels jobistes, résolution de problèmes logistiques. 
  • les aspects financiers:
    • Etablir les budgets prévisionnels, assurer les suivi et le reporting financier, en collaboration avec la coordinatrice et le responsable académique;
    • Gérer les factures et les paiements (intervenant·es, fournisseurs et participant·es);
    • Gérer les contrats et les paiements des jobistes qui fournissent un support ponctuel. 
  • les tâches relatives à la promotion des programmes:
    • Actualiser les supports de communication (dépliant, site web, ...), en collaboration avec la chargée de communication de l'IUFC;
    • Maintenir la base de données de participant·es potentiel·les et contacts utiles; 
    • Diffuser l'information, répondre aux demandes d'information et tenir des listes d'attente de participant·es intéressé·es. 

 

Ce descriptif est susceptible d'évolution. 

 

Qualifications et aptitudes requises

 

  • Diplôme de bachelier ou expérience professionnelle équivalente.
  • Capacité d'organisation et de polyvalence.
  • Autonomie, sens des responsabilités.
  • Attrait pour le travail en équipe et partagé.
  • Aisance relationnelle.
  • Capacité rédactionnelle.
  • Maîtrise des outils informatiques.
  • Bonne connaissance de l'anglais (B2 min).

 

L’UCLouvain met en œuvre une politique RH qui promeut l’égalité des genres, veille à l’égalité des chances et est attentive et respectueuse de la diversité. Pour toute question à ce sujet, merci de prendre contact à l’adresse :
jobs-diversite@uclouvain.be.

Pour soumettre votre candidature, merci de postuler en ligne uniquement, via l'option "postuler" ci-dessous.