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L’UCLouvain recherche un·e Gestionnaire des horaires, des étudiant·es jobistes et assistant·e administratif·ve (H/F/X)

Référence du poste : SF  33722
Publication interne et externe jusqu'au 15/08/2022

 

Pour la Faculté des sciences (SC), du Secteur des sciences et technologies (SST)
Site principal :  Louvain-la-Neuve

Contrat au cadre, à temps partiel (50%) pour une durée déterminée (jusqu'au 31/12/2022)
Entrée en fonction : dès que possible

Contexte / Mission

 

La personne fait partie de l’équipe administrative de la Faculté des sciences (SC). Sous la responsabilité hiérarchique de la Directrice administrative de la faculté, le·la titulaire remplira les tâches suivantes :

 

  • Assurer la gestion des horaires en collaboration avec l’autre gestionnaire des horaires de la faculté ;
  • Assurer la gestion des étudiant·es jobistes ;
  • Apporter un support administratif à l’organisation de l’enseignement de la Faculté des sciences.

 

La Faculté des sciences organise plusieurs programmes de bacheliers, de master et d’agrégation accueillant des publics variés (du jeune sortant de l’enseignement secondaire jusqu’à l'adulte souhaitant, par exemple, se réorienter via l’agrégation vers l’enseignement).


La personne s’intègrera dans une équipe où elle collaborera avec d’autres gestionnaires (parcours étudiants, horaires, … ).

Fonction

 

Gestion des horaires et des étudiant·es jobistes :

 

  • Conception des horaires de cours et d’examens en tenant compte de l'ensemble des paramètres : caractéristiques du programme, disponibilité des enseignant·es et des étudiant·es, ressources logistiques (auditoires, laboratoires, salles informatiques, équipements) ;
  • Réservation des auditoires et des locaux adaptés aux différentes activités ;
  • Encodage dans l'application en respectant un calendrier strict intégré dans l'ensemble des procédures liées à la gestion de l'enseignement ;
  • Information des utilisateurs·trices (enseignant·es, étudiant·es, assistant·es, équipes administratives et techniques) ;
  • Maintenance en continu avec recherche de réponses pour les demandes de modification et recherche de solutions aux conflits horaires ;
  • Gestion des contrats des étudiant·es jobistes en lien avec l’ARH.

 

Assistant·e administratif·ve :

 

  • Contribuer à la gestion d'activités transversales :
    - Participer à la communication de la faculté (Site web – extranet et intranet, FB, Linkedin, …) ;
    - Collaborer à la gestion de projets : aide à la réussite, relations Alumni, … ;
    - Aider à l'organisation d'événements ;
  • Contribuer aux diverses tâches de l'équipe administrative de la faculté en fonction des nécessités et des urgences éventuelles du service.

 

Ce descriptif est susceptible d’évolution en fonction des besoins du service.

Qualifications et aptitudes requises

 

  • Diplôme de bachelier (ou graduat) en secrétariat de direction ou diplôme de niveau bachelier (ou graduat) avec expérience dans des matières administratives.
  • Aisance avec les outils informatiques et notamment Excel et Office365.
  • Adaptabilité et en particulier disposition à se former aux applications informatiques administratives de l’UCLouvain (ADE, Drupal).
  • Pouvoir concilier le sens du service, la recherche de solutions et le maintien de certaines limites :
    - Sens de l’accueil et facilité de contact ;
    - Sens des responsabilités, fiabilité ;
    - Savoir combiner la souplesse et la rigueur ;
  • Aptitude au travail collaboratif.
  • Autonomie, polyvalence et proactivité.
  • Très bonne gestion du temps et des priorités.
  • Résistance au stress et flexibilité horaire à certains moments (lors des délibérations et autres évènements facultaires).
  • Bonne communication écrite et orale.
  • Connaissance de l’anglais (min.B2)
  • Une connaissance de l'UCLouvain et des procédures de gestion de l'enseignement constitue un atout.

 

L’UCLouvain met en œuvre une politique RH qui promeut l’égalité des genres, veille à l’égalité des chances et est attentive et respectueuse de la diversité. Pour toute question à ce sujet, merci de prendre contact à l’adresse :
jobs-diversite@uclouvain.be.

Pour soumettre votre candidature, merci de postuler en ligne uniquement, via l'option "postuler" ci-dessous.