Contexte / Mission

Le Service administratif en support aux étudiant·es de l'UCLouvain pour les sites en Hainaut (SASE) se définit comme un service qui accompagne, individuellement, l'étudiant·e de son choix d'études jusqu'à l'obtention d'un emploi. Ses missions se définissent en 3 axes :

• Le choix et l'accès des études : le SASE conseille, oriente, et informe l'étudiant·e pour son choix d'études. Il assure également les procédures d'admission et d'inscription.
• L'accompagnement de la vie étudiante : le SASE met tout en oeuvre pour créer un environnement propice à l'étude. Le sport, l'animation, le resto U, les logements, la santé ainsi que l'aide sociale et psychologique, sont des missions du service.
• L'aide à la réussite : le SASE a comme objectif d'être le partenaire principal de l'étudiant·e vers sa réussite universitaire d'une part, avec une équipe d'appui pédagogique qui le ou la suivra tout au long de son cursus, et d'autre part, vers l'emploi grâce à des actions mises en oeuvre pour favoriser l'entrée de l'étudiant·e sur le marché du travail.

La fonction a pour missions principales :

• d'informer sur l'accès à l'université, la procédure et les conditions d'admission, les équivalences de diplômes, l'examen de maîtrise de la langue française, les études et programmes universitaires de l'UCLouvain pour les campus en Hainaut ainsi que sur les programmes en co-diplomation ;
• d'assurer en partenariat avec les facultés la gestion des dossiers d'admission et d'inscription à l'université ;
• de renseigner sur les droits d'inscription, ainsi que sur les réductions éventuelles.

Cette mission s'exerce sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle de la direction du Service administratif en support aux étudiant·es (SASE). Par la nature de la fonction exercée, la mission s'exerce en lien fonctionnel étroit avec la Directrice du service des inscriptions UCLouvain (SIC).

Fonction

Dans le cadre de sa fonction, la personne assure les missions suivantes :

- Accueil et information : dans ce cadre, le ou la collaborateur·trice informe les futur·es étudiant·es sur la procédure et les conditions d'admission, les règles de finançabilité, répond aux demandes spécifiques et réoriente éventuellement vers les personnes ou services ad-hoc.

- Préparation et instruction des dossiers d'admission, d'inscription et de réinscription

• recueillir les documents requis et les données complémentaires, analyser, en fonction des situations et procédures, les autorisations et avis émis par les responsables ou commissions de programmes
• vérifier les conditions d'accès générales et spécifiques
• suivre les dossiers en collaboration avec les différentes facultés et services
• suivre les dossiers auprès des candidat·es
• déterminer la recevabilité de l'admission ou non de l'étudiant·e et, le cas échéant, selon quelle·s modalité·s

- Enregistrement et validation des (ré)inscriptions et délivrance de certificats divers
- Contact privilégié pour les questions relatives aux cartes d'accès et d'étudiant·es
- Contact privilégié pour le suivi comptable des dossiers d'incription
- Participation active aux évènements d'information et d'accueil des étudiant·es pour les campus en Hainaut, aux réunions de service (SASE et SIC)

De plus, dans le cadre de sa fonction, le ou la collaborateur·trice est amené·e à organiser des permanences sur les sites de l'UCLouvain en Hainaut (à Mons, Charleroi) et ponctuellement, à organiser des permanences spécifiques pour les étudiant·es à horaire décalé (en soirée et/ou le samedi matin).

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de niveau bachelier (ou graduat) dans un domaine en adéquation avec la fonction
• Expérience dans une fonction administrative
• Capacité d'organisation et de gestion administrative de plusieurs processus
• Très bonne gestion du stress et capacité à gérer divers dossiers simultanément
• Sens des responsabilités et capacité de travailler en équipe
• Rigueur, fiabilité et présision
• Assertivité
• Autonomie
• Flexibilité
• Maîtrise des outils de bureautique classiques (Suite Office)

- Sont atouts :

• La connaissance du milieu universitaire
• La connaissance de l'anglais
• Une connaissance des processus d'admission et d'inscription légales et internes à l'institution.

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

Notre offre

• Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles ; 
• Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An ;
• Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. ;
• Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement ;
• L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne ;
• La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens ;
• Un environnement de travail agréable et facilement accessible ;
• Et plus encore, consultez notre page « Avantages » via ce lien.