Contexte / Mission

Au sein du Pôle en ingénierie mathématique (INMA), la personne engagée aura pour mission d'assurer la gestion comptable et administrative à hauteur de 80%, et le soutien au secrétariat de première ligne à hauteur de 20%.

Chaque gestionnaire comptable et administratif·ve est un relais en local de l'Administration des Finances (ADFI). La mission a pour objectif d'assurer le contrôle de gestion, la justification financière et administrative des contrats de recherche, des achats ainsi que la gestion de la trésorerie et des risques.

Vous rejoindrez un large réseau de +/- 70 gestionnaires logstiques et comptables / Financial Officer, en étant très indépendant·e dans votre travail. En effet, le bureau du/de la gestionnaire est situé dans les instituts qu'il/elle va soutenir. Vous serez en contact avec plusieurs équipes de recherche.

Fonction

La fonction comprend une diversification très importante des tâches, dont voici les principales :

• Assister les professeur·es et/ou chercheur·es dans la gestion et le suivi financier des comptes et conventions : aide à la prévision des coûts (de personnel et matériel), aide à la justification et respect des échéance, suivi des imputations des charges et refus éventuels, et ce dans le respect des normes de gestion et en collaboration avec les services de l'Administration centrale.
• Analyser et contrôler les comptes attribués, et assurer une information régulière auprès de leurs (co)titulaires : gestion prévisionnelle des dépenses, suivi des fluctuations, respect du budget alloué, reporting comptable, financier et budgétaire.
• Effectuer des opérations logistiques et comptables dans SAP et les applications de l'UCLouvain (commandes, réceptions de marchandises, demandes de factures client·es, gestion des créances internes, opérations de reclassement comptable, approbations, ...).
• Effectuer les démarches administratives et logistiques pour l'engagement et l'installation du personel scientifiques, et pour l'invitation des chercheur·es visiteurs·euses, dans le pôle INMA.
• Rédaction de lettres d'invitation (membres de jury de thèse, visiteurs·euses de courte durée)
• Organisation de colloques dans ses aspects financiers (étbalissement des budgets, recherche de sponsor et fixation du montant de l'inscription, facturation) et administratifs - logistiques (recherche de locaux, organisation des réceptions, création des badges des participant·es, rédaction des certificats de participation);
• Gestion du bâtiment (logistique, achats liés aux marchés publics, cartes parking/accès, ...)
• Gestion d'une carte de crédit institutionnelle et justification des dépenses avec l'Administration des Finances.

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de niveau bachelier (ou graduat) en comptabilité ou diplôme, de niveau bachelier, avec expérience en comptabilité/gestion financière
• Maîtrise de l'outil bureautique (suite Microsoft: Word (publipostage), Excel (tableaux croisés dynamiques, ...)
• Capacités de communication (oral et écrit) en anglais (niveau B2 souhaité)
• Sens de l'accueil, du service, esprit d'équipe et facilité de contact avec différent·es interlocuteurs·trices
• Esprit d'initiative et capacité d'organiser son travail de manière autonome, de trouver des solutions et d'établir des priorités
• Sens des responsabilités, de la discrétion et convivialité
• La connaissance du logiciel de gestion SAP constitue un atout
• Proactivité pour aller chercher l'information
• Esprit de synthèse et capacité d'analyse
• Une expérience dans un environnement de recherche sera considérée comme un atout.
   

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.