Contexte / Mission

Vous possédez des compétences en gestion logistique et comptable et vous aspirez à travailler dans un environnement impliqué dans les sciences et technologies ? Rejoignez-nous au sein de l’Institute of Condensed Matter and Nanosciences de l'Université catholique de Louvain. Notre cellule administrative recherche une personne motivée et engagée pour assurer la gestion comptable de proximité de plusieurs équipes de recherche. Au sein de l’institut, vous côtoierez chercheurs et chercheuses, technicien·nes, étudiant·es et administratif·ves qui étudient des questions multidisciplinaires liées à la matière condensée, des atomes et molécules aux matériaux.

Chaque gestionnaire logistique et comptable / Financial Officer est un relais en local de l’Administration des Finances (ADFI). Celle-ci a pour objectif d’assurer le contrôle de gestion, la justification financière et administrative des contrats de recherche, des achats ainsi que la gestion de la trésorerie et des risques.
Vous rejoindrez un large réseau d’environ 70 gestionnaires logistiques et comptables / Financial Officer, tout en étant très indépendant·e dans votre travail. Au sein du secteur des sciences et technologies, vous travaillerez au plus près des équipes de recherche au sein des instituts du secteur.

Fonction

La fonction comprend une diversification très importante et inclut les tâches principales suivantes :
 

• Assister les professeur·es et/ou chercheur·es dans la gestion et le suivi financier des comptes et conventions : aide à la prévision de coûts (de personnel et matériel), aide à la justification et respect des échéances, suivi des imputations des charges et refus éventuels, et ce, dans le respect des normes de gestion et en collaboration avec les services de l’Administration centrale.
• Analyser et contrôler les comptes attribués, et assurer une information régulière auprès de leurs (co)titulaires : gestion prévisionnelle des dépenses, suivi des fluctuations, respect du budget alloué, reporting comptable, financier et budgétaire.
• Effectuer des opérations logistiques et comptables dans SAP (commandes, réceptions de marchandises, demandes de factures clients, « gestion des créances internes, opérations de reclassement comptable, approbations, …, dans le progiciel et les applications de l’UCLouvain).
• Vous participerez avec enthousiasme aux activités transversales de la cellule administrative de l'institut et proposerez des améliorations pour optimiser le travail de l’équipe.
• Vous aurez à coeur de soutenir une coordination constructive et efficace avec vos différent·es interlocuteurs·trices, au sein des équipes de recherche, de la cellule administrative ainsi qu’avec les services de l'Administration centrale et les autres entités impliquées.

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins du secteur ou de l'un de ses instituts.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de niveau bachelier (ou graduat) en comptabilité ou diplôme, de niveau bachelier, avec expérience en comptabilité/ gestion financière.
• Maîtrise de l’outil bureautique (suite Microsoft : Word, Excel…).
• Capacités de communication (oral et écrit) en anglais (niveau B2 souhaité).
• Sens de l’accueil, esprit d’équipe et facilité de contact avec différent·es interlocuteurs·trices.
• Esprit d'initiative et capacité d’organiser son travail de manière autonome, de trouver des solutions et d’établir des priorités.
• Sens des responsabilités, de la discrétion et convivialité.
• La connaissance du logiciel de gestion SAP constitue un atout.
• Proactivité pour aller chercher l’information.
• Esprit de synthèse et capacité d’analyse.
• Résistance au stress.
• Une expérience dans un environnement de recherche sera considérée comme un atout.
• Votre sens de l'accueil et de la convivialité vous disposent à travailler en équipe. Vous avez à coeur d'interagir avec divers/diverses interlocuteurs·trices et de comprendre leur point de vue.
• Votre esprit d'initiative et votre capacité à organiser votre travail de manière autonome vous aident à optimiser les processus et à établir des priorités. Toutefois, cette autonomie ne vous empêche pas de coordonner votre travail avec celui de vos collègues.

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.