Contexte / Mission

Chaque gestionnaire logistique et comptable (CLC) est un relais en local de l’Administration des Finances (ADFI). Celle-ci a pour objectif d’assurer le contrôle de gestion, la justification financière et administrative des contrats de recherche, des achats ainsi que la gestion de la trésorerie et des risques.

Ce poste s’inscrit dans un large réseau (+-70 CLC) tout en étant très indépendant·e dans son travail. En effet, le bureau du/de la gestionnaire logistique et comptable est situé dans les instituts qu’il/elle va soutenir.

Ce poste est à pourvoir au sein des Instituts ISPOLE à 20% et  IACCHOS (confédération de 11 centres de recherches) à 50%.

Dans le cadre de sa fonction il/elle sera en contact avec plusieurs équipes de recherche. Il/elle travaillera également en collaboration avec d’autres gestionnaires logistique et comptable de ces Instituts.

Fonction

La fonction comprend une diversification très importante et inclut les tâches principales suivantes :

• Assister les Présidents d'Institut et les coordinatrices administratives dans la gestion et le suivi financier des comptes des Instituts ;
• Assister les professeur·es et/ou chercheur·euses dans la gestion et le suivi financier des comptes et conventions : aide à la prévision de coûts (de personnel et matériel), aide à la justification et respect des échéances, suivi des imputations des charges et refus éventuels, et ce, dans le respect des normes de gestion et en collaboration avec les services de l’Administration centrale ;
• Analyser et contrôler les comptes attribués, et assurer une information régulière auprès de leurs (co)titulaires : gestion prévisionnelle des dépenses, suivi des fluctuations, respect du budget alloué, reporting comptable, financier et budgétaire ;
• Effectuer des opérations logistiques et comptables dans SAP (commandes, réceptions de marchandises, demandes de factures clients, « gestion des créances internes, opérations de reclassement comptable, approbations, …, dans le progiciel et les applications de l’UCLouvain).

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de niveau bachelier (ou graduat) en comptabilité ou autre diplôme, de niveau bachelier, avec expérience en comptabilité/ gestion financière.
• Maîtrise de l’outil bureautique (suite Microsoft : Word, Excel…).
• Capacités de communication (oral et écrit) en anglais (niveau B1 idéalement souhaité).
• Sens de l’accueil, esprit d’équipe et facilité de contact avec différents interlocuteurs·trices.
• Esprit d'initiative et capacité d’organiser son travail de manière autonome, de trouver des solutions et d’établir des priorités.
• Sens des responsabilités, de la discrétion et convivialité.
• La connaissance du logiciel de gestion SAP constitue un atout.
• Proactivité pour aller chercher l’information.
• Esprit de synthèse et capacité d’analyse.
• Résistance au stress.

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.