Contexte / Mission

Contexte

La réforme pour la formation initiale des enseignant·es pour les sections 1 (maternelle), 2 (primaire) et 3 (secondaire inférieur) a débuté en septembre 2023. En collaboration avec quatre Hautes Écoles et l’université UNamur, l’UCLouvain co-diplômera les futur·es enseignant·es en quatre années. Pour répondre aux besoins de gestion administrative de l’Entité de formation des enseignant·es de Louvain (EFEL), qui prend en charge également le master de spécialisation en formation d’enseignant·es (MSFE2MC) et les certificats des maitres de stages (CUES), l’UCLouvain recherche un·e gestionnaire logistique et comptable/Financial Officer.
Le ou la candidat·e travaillera en étroite collaboration avec la responsable académique et la responsable administrative (RAE) de l’entité.

Mission

Chaque gestionnaire logistique et comptable/Financial Officer est un relais en local de l’Administration des Finances (ADFI) qui a pour principal objectif d'assurer à l'institution une bonne gestion des flux financiers en concordance avec les règles en vigueur, ainsi que de faciliter la gestion des ressources en clarifiant et précisant à l'intention des titulaires et utilisateur·trices les règles de l'Université.
En tant que gestionnaire logistique et comptable/Financial Officer, votre mission sera d’être un relais efficace entre l’Entité de formation des enseignant·es de Louvain (EFEL) et l’Administration des finances.
Vous rejoindrez un large réseau (+-70 gestionnaires logistique et comptable/Financial Officer), tout en étant très indépendant·e dans votre travail.

Cette mission s’exerce sous la responsabilité de la Directrice administrative facultaire de PSP et sous la responsabilité fonctionnelle de la responsable du service Gestion Système et coordination Logistique et Comptable (GSLC).

Fonction

La fonction comprend une diversification très importante des tâches et inclut les tâches principales suivantes :
 

• Assister la responsable académique et la responsable administrative de l’Entité de formation des enseignant·es de Louvain (EFEL) dans la gestion et le suivi financier des comptes et conventions, aide à la prévision de coûts (de personnel, matériel, de déplacements et autres frais de proximité), aide à la justification et respect des échéances, suivi des imputations des charges et refus éventuels, et ce, dans le respect des normes de gestion et en collaboration avec les autres services de l’Administration centrale.
• Analyser et contrôler les comptes attribués, et assurer une information régulière auprès de leurs (co)titulaires : gestion prévisionnelle des dépenses, suivi des fluctuations, respect du budget alloué, reporting comptable, financier et budgétaire.  
• Effectuer des opérations logistiques et comptables dans SAP (commandes, réceptions de marchandises, demandes de factures clients, « gestion des créances internes, opérations de reclassement comptable, approbations, …, dans le progiciel et les applications de l’UCLouvain).
• Assurer un rôle essentiel de conseil, de synthèse et d’information régulière des (co)titulaires de comptes, à l’aide d’un reporting efficace et informatisé.
• Proposer éventuellement des améliorations de certaines filières et optimiser le travail administratif en matière de gestion logistique et comptable.
• Développer et dynamiser une coordination constructive et efficace entre les différents partenaires en interne (interlocuteurs·trices locaux·ales, ADFI, autres services de l’Administration centrale, …) et en externe (interlocuteurs·trices du Consortium).
   

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de niveau bachelier (ou graduat) en comptabilité ou diplôme de niveau bachelier, avec expérience en comptabilité/gestion financière ;
• Maîtrise de l’outil bureautique (suite Microsoft : Word, Excel…) ;
• Capacités de communication (oral et écrit) en anglais (niveau B1 idéalement souhaité) ;
• Sens de l’accueil, esprit d’équipe et très bonne capacité à communiquer avec des financiers et des non-financiers ;
• Esprit d'initiative et capacité d’organiser son travail de manière autonome, de trouver des solutions et d’établir des priorités ;
• Sens des responsabilités, de la discrétion et de la confidentialité ;
• La connaissance du logiciel de gestion SAP constitue un atout. A défaut, le ou la candidat·e démontrera son aptitude à acquérir l’expertise requise ;
• Rigueur, fiabilité, implication et motivation ;
• Proactivité pour aller chercher l’information ;
• Esprit de synthèse et capacité d’analyse ;
• Résistance au stress.

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.