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L’UCLouvain recrute un·e Gestionnaire logistique et comptable


Référence du poste : SF  27026
Publication interne et externe jusqu'au 29/11/2020

 

Pour le "Earth and Life Institute" (ELI), du Secteur des sciences et technologies (SST)
Site principal :  Louvain-la-Neuve

Contrat "au cadre", à temps partiel (60%) pour une durée indéterminée
Entrée en fonction : dès que possible

 

Contexte / Mission


L’Administration des Finances (ADFI) de l’UCLouvain met au service de ses membres des outils et des services afin d’assurer, dans le respect de la législation et des normes internes, le contrôle de gestion, la justification financière et administrative des contrats de recherche, les achats ainsi que la gestion de la trésorerie et des risques.
 

L’organisation mise en place s’appuie, entre autres, sur un réseau de proximité pour les opérations logistiques et comptables les plus courantes à travers des Cellules Logistiques et Comptables (CLC) et sur un ERP unique, SAP.
 

Pour le pôle "Agronomy" (ELIA) de l’Earth and Life Institute (ELI) au sein du Secteur des Sciences et Technologies (SST) de l'UClouvain, le ou la titulaire aura pour missions d' :

  •     Assurer la gestion logistique et comptable des activités du pôle, dans le respect des normes de gestion de l'UCLouvain;
  •     Etre un relais efficace et de référence entre les utilisateurs·trices du pôle et l'Administration Centrale.


Cette mission s'exerce sous la responsabilité hiérarchique déléguée au responsable de pôle et sous la responsabilité fonctionnelle de la responsable du service Gestion Système et coordination Logistique et Comptable (GSLC).

Fonction

 

  • Effectuer certaines opérations comptables et logistiques (sur base de l'outil SAP) ; maîtriser le cycle des recettes et le cycle des dépenses, y compris les approvisionnements;
  • Analyser, interpréter et contrôler les données financières des activités gérées : prévisions (y compris coûts de personnel), consultation approfondie des comptes (contrôles budgétaires et reporting régulier), contrôle de gestion;
  • Comprendre les volets budgétaire, financier et personnel des conventions de recherche des académiques desservis, aider à la justification de ces conventions et en assurer la gestion : prévisions de coûts de personnel et aide à la budgétisation, suivi et respect des échéances, suivi des imputations des charges et refus éventuels, suivi des produits. Développer une vision globale;
  • Assurer un rôle de conseil, de synthèse et d'information régulière des (co)titulaires de comptes, à l’aide d’un reporting efficace et informatisé;
  • Proposer éventuellement des améliorations de certaines filières et optimiser le travail administratif en matière de gestion logistique et comptable;
  • Développer et dynamiser une coordination constructive et efficace entre les différents partenaires : titulaires et autres interlocuteurs·trices locaux, ADFI, autres services de l'Administration centrale...
  • Assister les membres des pôles dans la rédaction du volet financier des projets de recherche soumis aux organismes de financement de la recherche;
  • Assurer le secrétariat de proximité pour plusieurs équipes de recherche du pôle de recherche tout en faisant partie intégrante de la cellule administrative de l’institut. Cette fonction comprend notamment les tâches suivantes :

- l'accueil téléphonique, la gestion du courrier, l'organisation d'événements/réunions ;
- la prise en charge de l'accueil des chercheurs·euses/visiteurs·euses/stagiaires ;
- l'aide pour l'organisation des déplacements des membres de l'équipe ;
- la gestion du matériel de secrétariat (imprimantes, fax, photocopieuses).

 

Qualifications et aptitudes requises

 

  • Diplôme de niveau Bachelier (graduat) en comptabilité ou autre formation (sauf master universitaire) avec expérience en comptabilité ;
  • La connaissance du logiciel de gestion SAP ECC 6.0 constitue un atout. A défaut, la personne démontrera son aptitude à acquérir l'expertise requise ;
  • Bonnes notions d'anglais (niveau B2 idéalement souhaité) ; Maîtrise de l'outil bureautique (suite Microsoft Office : Word, Excel, PowerPoint, ...);
  • Esprit d'initiative et capacité d’organiser son travail de manière autonome, de trouver des solutions et d’établir des priorités ;
  • Esprit d’équipe et très bonnes capacités à communiquer avec des interlocuteurs·trices (notamment du secteur financier) ;
  • Rigueur, fiabilité, implication et motivation ;
  • Bonnes compétences rédactionnelles et très bonne orthographe ;
  • Sens des responsabilités, de la discrétion et de la confidentialité ;
  • Résistance au stress ;
  • Esprit de synthèse ;
  • Une expérience avérée dans un environnement de recherche sera considérée comme un atout.

 

 

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