Contexte / Mission

La fonction s’exerce au sein du Secrétariat des étudiants du 1er cycle (SESP) de la Faculté des sciences économiques, sociales, politiques et de communication (ESPO) sous la responsabilité hiérarchique de la directrice administrative et la responsabilité fonctionnelle de la directrice administrative adjointe.

Fonction

Pour les 7 bacheliers organisés par la faculté sur le site de Louvain-la-Neuve :

• Gestion des horaires : planification de toute activité liée à l’enseignement (cours, travaux pratiques, évaluations, activités d’aide à la réussite, séances d’information,…) en tenant compte :
  - des disponibilités des enseignant·es
  - des caractéristiques de chaque programme
  - des disponibilités des étudiant·es
  - des ressources logistiques nécessaires

• Publication des horaires dans l’application ADE Expert dans le respect d’un calendrier strict avec recherche de solutions
• Traitement des demandes au jour le jour, mise à jour des informations dans ADE Expert (gestion des déplacements et/ou récupérations d’activités, mise en place d’activités ponctuelles, …)
• Communication de ces informations aux personnes concernées (professeur·es, assistant·es, étudiant·es, secrétariats)
• Gestion des conflits-horaire (cours et examens) et recherche de solutions
• Contribution au processus transversal de l’élaboration et de la gestion des horaires (au sein de la faculté et au sein du réseau des « référent·es horairistes » de l’université)
• Participation aux tâches et activités transversales de l’équipe du 1er cycle

Ces tâches se feront en étroite collaboration avec les personnes et services concernés (secrétariats étudiants des écoles de la faculté, des autres facultés, l’Institut des langues vivantes - ILV -, le service de gestion des auditoires, les conseiller·ères aux études et pédagogique, …) dans le respect des procédures et des contraintes liées au calendrier académique.

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de niveau bachelier (ou graduat) ou équivalent
• Maîtrise affirmée des outils informatiques bureautiques (suite Office : Word, Excel, Filemaker Pro, …) et facilité à acquérir la maîtrise d’autres logiciels (applications UCL : ADE Expert, EPC - OSIS)
• Aptitude à la planification et à l’organisation : très bon esprit logique, rigueur, gestion des priorités, expérience dans la planification à contraintes multiples
• Aptitudes à analyser (voire anticiper) des situations complexes
• Capacité à travailler dans l’urgence et bonne gestion du stress
• Capacité à travailler en équipe
• Sens de l’accueil, du dialogue et du service
• Adaptabilité et aptitude à la formation continue
• Sens des responsabilités et capacité d’autonomie
• Fiabilité et discrétion

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

Notre offre

• Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles ; 
• Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An ;
• Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. ;
• Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement ;
• L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne ;
• La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens ;
• Un environnement de travail agréable et facilement accessible (ville piétonne à LLN, espaces verts…) ;
• Et plus encore, consultez notre page « Avantages » via ce lien.