Contexte

La fonction s’exerce au sein de l’école des sciences économiques /Economics School of Louvain (ESL), une des sept écoles de la faculté des sciences économiques, sociales, politiques et de communication (ESPO).
Le ou la collaborateur·trice travaillera sous la responsabilité hiérarchique de la directrice administrative de la faculté et sous la responsabilité fonctionnelle de la responsable administrative de l’école.

L’Economics School of Louvain (ESL) est notamment en charge de plusieurs masters (1 Master 60, 1 Masters 120 à finalité spécialisée, 2 Masters 120 à finalité approfondie).
L’ESL collabore étroitement avec l’ESN (UNamur) sur ces masters et sur un advanced Master 60 in international and development economics.

Dans ce contexte spécifique, le ou la collaborateur·trice assurera les missions suivantes :

• La gestion des horaires ;
• La gestion des stages ;
• La gestion des admissions internationales ;
• Un appui administratif à l’école.

Fonction

Gestion des horaires :

• Bonne connaissance du logiciel ADE
• Réalisation des horaires d’examen et de cours (récolte de l’information, planification, encodage, communication étudiant·es / enseignant·es)
• Communication avec le Service de gestion du patrimoine - Logistique (GPLO)

Gestion des admissions internationales :

• Gestion des demandes d’admission des étudiant·es internationaux·ales sur OSIS
• Préparer la prise de décisions : gestion et téléchargement des dossiers, communication avec la commission, encodage des décisions et suivi avec SIC

Gestion des stages :

• Rédaction et suivi des conventions de stage (+ autres documents voir procédure)
• Suivi des étudiant·es avant-pendant-après le stage
• Gestion du processus de validation et du respect des procédures
• Organisation de l’évaluation finale des stages
• Communication avec le responsable des stages et le responsable académique

Autres tâches administratives :

• Personne de contact auprès du CIO (participation aux réunions, représentation ESL et transmission de l’information)
• Gestion charge assistant·es : planification des soirées CIO, répartition surveillances examen et soirées d’information, etc.
• Suivi des comptes en lien avec la gestionnaire logistique et comptable (CLC)
• Tâches administratives ad hoc (réservation de locaux, achat de ticket de parking, réservation de lunch, création de bons de commandes, suivi des commandes sur SRM…)
• Participation à l’organisation des évènements ESL (rentrée académique, diplomation, soirées d’information, etc.)

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Titulaire d’un diplôme de bachelier (graduat)
• Expérience en gestion administrative
• Bonne connaissance des outils informatiques (notamment ADE, Drupal, Osis, EPC) ou très bonnes capacités à apprendre la maîtrise de nouveaux outils
• Anglais A2

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.

Notre offre

• Une rémunération évolutive basée sur les barèmes de la Fédération Wallonie Bruxelles ; 
• Des congés légaux, extralégaux et une fermeture collective entre Noël et Nouvel An ;
• Assurance groupe, complément d’allocations familiales, allocation de fin d’année, remboursement des frais de transport en commun, indemnité kilométrique vélo, etc. ;
• Un cadre de travail dynamique au contact de la recherche et de l’enseignement ;
• L’opportunité de continuer à vous former, de développer vos compétences et de bénéficier de mobilité interne ;
• La possibilité de vous impliquer dans une institution à haute valeur sociétale où chaque fonction a du sens ;
• Un environnement de travail agréable et facilement accessible (ville piétonne à LLN, espaces verts…) ;
• Et plus encore, consultez notre page « Avantages » via ce lien.