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L’UCLouvain recherche un·e Gestionnaire administratif·ve de bâtiments

Référence du poste : SF  25931
Publication interne et externe jusqu'au 11/08/2020

 

Pour l'Institut des civilisations arts et lettres (INCA) du Secteur des sciences humaines (SSH)
Site principal : 
Louvain-la-Neuve
Contrat à temps partiel (40%) pour une durée indéterminée
Entrée en fonction : 1er septembre 2020

 

Contexte / Mission

 

La mission consiste en la gestion du bâtiment « Collège Erasme » et de ses locaux, à l’exception des espaces occupés par les bibliothèques et des locaux dédicacés à l’enseignement.   
 

Fonction

 

Gestion du bâtiment


•    Support au comité de gestion du bâtiment :  
o    Programmation et suivis des réunions du comité (en moyenne 2 X par an),  
o    Veille relative à l’occupation du bâtiment conformément aux balises d’affectation des locaux et des prescriptions d’utilisation des espaces,
o    Aide à la programmation des nouveaux aménagements.


•    Gestion des accès : maintien de la liste des droits d’accès au bâtiment et relais des nouvelles demandes vers le service de sécurité,
•    Gestion des problèmes techniques : relais vers les services techniques et diffusion en interne des informations en provenance de ces services,
•    Gestion de la signalétique générale, en concertation avec les bibliothèques,
•    Relais en matière de sécurité entre les services centraux et les occupants du bâtiment.

 

Gestion des locaux :


•    Planification de l’occupation des bureaux et gestion du cadastre,
•    Accueil des nouveaux arrivants et attribution des bureaux,
•    Organisation des déménagements,
•    Equipement des locaux en mobilier, prises internet et téléphone, plaquettes de portes, … en concertation avec les services techniques et dans le respect de l’affectation du budget « frais de base », 
•    Gestion des clés et des digicodes, et mise à jour de l’inventaire des clés.

 

Cette fonction s’opère sous la responsabilité du ou de la coordinateur·trice de l’institut INCAL. 

 

Elle se situe à l’interface entre les occupants du bâtiment, les responsables des entités présentes dans le bâtiment, ainsi que les services généraux intervenants en support aux aspects techniques et logistiques.

 

Qualifications et aptitudes requises

 

Diplôme de niveau baccalauréat (ou graduat) en secrétariat ou expérience équivalente,


•    Qualités organisationnelles et sens pratique,
•    Qualités relationnelles et sens du service,
•    Esprit d’initiative et de collaboration,
•    Maîtrise des outils bureautiques Word, Excel, et gestion de base de données.

 

Ce descriptif est susceptible d’évolution en fonction des besoins du service.

 

 

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