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L’UCLouvain recrute un·e Responsable administratif·ve de faculté


Référence du poste : SF  28302
Publication interne et externe jusqu'au 21/04/2021

 

Pour la Faculté de médecine et médecine dentaire (MEDE), du Secteur des sciences de la santé (SSS)
Site principal :  Bruxelles (Woluwé)

Contrat au cadre, à temps plein pour une durée indéterminée
Entrée en fonction : dès que possible

 

Contexte / Mission

 

Le·la Responsable Administratif·ve de faculté a pour mission de coordonner les équipes administratives de la Faculté et de garantir le support à la mission de l'enseignement, sous la responsabilité hiérarchique du/de la Directeur/directrice administratif·ve du secteur et la responsabilité fonctionnelle du/de la Doyen·ne.

Objectifs métier

 

Cette fonction est liée au métier de Cadre intermédiaire, selon le cadastre des métiers à l’UCLouvain, dont les objectifs sont :

 

  • Assurer la réalisation de l’ensemble des missions de l’entité
  • Assurer la gestion des ressources (humaines, financières, d’infrastructure, …) de l’entité
  • Articuler et gérer l’information, assurer la communication au sein de l’entité
  • Anticiper, développer, participer au développement d’une vision stratégique
  • Représenter son entité en interne et en externe

Activités


Le·la titulaire aura en charge :
 

- Le support administratif au décanat et aux organes facultaires :

 

  • Etre garant·e du cadre règlementaire de la faculté et des règlements particuliers liés aux programmes de la faculté.
  • Apporter un support au/à la Doyen·ne dans l'instruction de dossiers, la préparation de décisions, ...
  • Assurer la préparation et le suivi des réunions des organes facultaires
  • Participer à la définition des objectifs et décisions stratégiques de la faculté au niveau administratif
  • Collaborer à la construction des programmes de formation : participer à l'instruction des dossiers, aux décisions et assurer le suivi (y compris pour les aspects techniques)
  • Coordonner la communication interne et externe de la faculté
  • Mener et piloter des projets spécifiques
  • Assurer l'interface avec le secteur et les services généraux et le retour vers le doyen
  • Gérer les ressources (budgets, locaux) en collaboration avec la Directrice Administrative du Secteur
  • Participer et assister le·la doyen·ne dans les réunions des organes extérieurs, principalement du collège des doyen·ne·s de médecine francophones et du jury interuniversitaire des spécialités.
  • Coordonner avec le·la doyen·ne et le·la vice-doyen·ne aux masters de spécialisation le processus des concours de fin de formation.

 

- La gestion et la direction des équipes administratives :
 

  • Planifier, organiser et coordonner le travail des équipes administratives, en collaboration avec les responsables académiques
  • Hiérarchiser les priorités et garantir le respect des échéances
  • Assurer la coordination de la mise en oeuvre des programmes d'études (horaire de cours et d'examens, organisation des stages, procédures particulières du travail personnel, de la logistique examens, etc.) réalisée par les équipes administratives
  • Assurer la coordination de la gestion du parcours étudiant (inscriptions aux cours, aux examens, délibérations, etc) réalisée par les équipes administratives
  • Mettre en place le back up entre les membres des équipes
  • Assurer le rôle de référent·e pour les équipes par sa maîtrise des règles et des procédures
  • Garantir le niveau de professionnalisme des personnes et des services par un management des compétences
  • Assure l'amélioration continue des processus de travail et accompagne le changement au sein des équipes


Ce descriptif est susceptible d'évolution.

 

Qualifications et aptitudes requises

 

  • Diplôme de niveau universitaire de 2ème cycle
  • Pratique des logiciels word, excel, power point, file maker
  • Connaissance de l'anglais (min.B2)
  • Sens de l'organisation et de la délégation
  • Expérience de la gestion d'équipe
  • Leadership
  • Capacité d'analyse et de synthèse
  • Capacité de communication orale et écrite
  • Aisance dans la prise de décision

 

 

 

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