Contexte / Mission

L’administration des finances (ADFI) met au service de l’université et de ses membres des outils applicatifs ou des services afin d’assurer les opérations de comptabilisation classiques, le contrôle de gestion, la justification financière et administrative des contrats de recherche, des achats ainsi que la gestion de la trésorerie et des risques.

L’organisation mise en place s’appuie également sur un large réseau de proximité pour les opérations logistiques et comptables les plus courantes, sur des expertises centralisées en ADFI et sur un ERP unique (SAP).

Plus spécifiquement, le service gestion système et coordination logistique et comptable (GSLC) :
 

• permet à chaque collaborateur·trice ADFI de pouvoir se consacrer à l’essentiel de son métier en le/la déchargeant de tâches spécifiques qui sont associées à la gestion technique de l’outil SAP ;
• développe et structure le réseau des cellules logistiques et comptables (CLC), forme, accompagne et encadre les gestionnaires ; entretient la documentation et met à disposition des informations sur l’intranet UCLouvain.

Activités

La fonction comprend une diversification très importante et inclut les tâches principales suivantes :
 

• Assurer l’interface entre les services fonctionnels d’ADFI et le service informatique ;
• Participer à la rédaction des expressions de besoins (nouveaux ou améliorations) des membres de l’équipe financière, et aux spécifications fonctionnelles, et gérer leurs priorités ;
• Contribuer à la maintenance et la mise à jour de SAP, voire éventuellement la migration vers un nouvel ERP, en collaboration avec le service informatique ;
• Piloter les aspects métiers des projets ADFI, de la conception à la livraison en coordonnant les parties prenantes, fixant les principales échéances, le planning et en veillant au respect du budget alloué ;
• Gérer les risques associés aux projets, et le cas échéant proposer des mesures correctrices ;
• Assurer le suivi de la qualité des projets tout au long de leur développement, avec notamment le suivi d'indicateurs-clés et l’organisation et la réalisation de tests fonctionnels sur les solutions en phase de mise en place ;
• Assurer le suivi des indicateurs de performance ADFI et identifier les opportunités d’évolution ;
• Assurer une veille technologique et un benchmarking en matière de gestion financière et d’évolution des outils applicatifs existants afin de proposer des solutions adaptées, innovantes et conformes aux normes en vigueur pour répondre aux besoins métiers ;
• Effectuer le paramétrage fonctionnel des applications métiers en veillant à ce qu'il réponde aux besoins ;
• Améliorer les processus logistiques et finances en collaboration avec les différents services métiers ADFI ;
• Organiser le service GSLC (ressources humaines, gestion budgétaire, gestion des contrats, prise d’initiatives).

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme universitaire (master) en science de gestion (avec affinité informatique et logistique) ou informatique (avec affinité finance et logistique), ou expérience équivalente ;
• Compétences approfondies en gestion de projets ;
• Connaissance des fonctions financières en lien avec les fonctionnalités et la structure d'un ERP type SAP ;
• Expérience d'au moins 5 ans dans une fonction similaire ;
• Connaissance de SAP ECC (modules FI / CO / BCS / PS - SRM / MM - VIM - SD / RRB - CATS - TRTM) et S4 Hana ;
• Maîtrise de l'outil bureautique (Microsoft : Word, Excel, Powerpoint) ;
• Anglais courant (B2 min) ;
• Disponibilité, réactivité, appétence forte en système d’information (SI) ;
• Ecoute, esprit de collaboration et de synthèse ;
• Esprit d'initiative et d'autonomie (gestion / décision) ;
• Compétences en gestion d'équipe et en relations humaines ;
• Capacité de délégation, négociation, d'analyse, de trouver des solutions et d'établir des priorités ;
• Résistance au stress.

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Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.