Contexte / Mission

Le/la titulaire assurera la fonction de support administratif aux activités de recherche du pôle ELIa au sein d’un institut de recherche dont les activités sont centrées sur le système Terre (Earth and Life Institute - climat, biodiversité, environnement, chaînes alimentaires). Il/elle rejoindra la cellule secrétariat de l’institut, dans laquelle il/elle assurera prioritairement le soutien des équipes du pôle Agronomie de l’institut (ELIa).

Fonction

Cette fonction s’exerce sous la responsabilité hiérarchique du président d’institut et, par délégation, par le responsable du pôle Agronomie ainsi que de la coordinatrice administrative ELI.

Dans le cadre de cette fonction, le/la titulaire sera amené·e à :
 

• Accueil (physique et téléphonique) au sein du groupe de recherche ;
• Accueil des nouveaux membres du pôle : mise à disposition des ressources matérielles nécessaires, demande et suivi des cartes d’accès, vignette parking, accès …
• Support logistique général ;
• Mise à jour de données (mailing listes, listing des coordonnées des membres, mise à jour de la signalétique, …) ;
• Communication interne au groupe de recherche ;
• Diffusion des informations générales sur base de listes de diffusion (informations factuelles : nouvel·le arrivant·e, événements à venir…) ;
• Développer et maintenir une bonne connaissance de l’institution et de ses rouages organisationnels ;
• Cultiver de bonnes relations avec les services de support au sein de l’institution ;
• Agir de manière proactive pour être toujours au courant des activités et projets au sein de l’entité.

Cette description de fonction n’est pas exhaustive et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins de l'entité.

Qualifications et aptitudes requises

• Diplôme de niveau bachelier (ou graduat) en secrétariat ou diplôme de niveau bachelier avec expérience en (ou intérêt pour) secrétariat.
• Maîtrise de l’outil bureautique (suite Microsoft Office : Outlook, Word, Excel…).
• Capacités de communication (oral et écrit) en anglais (niveau B1 idéalement souhaité).
• Sens de l’accueil, esprit d’équipe et facilité de contact avec différent·es interlocuteurs·trices.
• Esprit d'initiative et capacité d’organiser son travail de manière autonome, de trouver des solutions et d’établir des priorités.
• Sens des responsabilités, de la discrétion et de la convivialité.
• Proactivité pour aller chercher l’information.
• Esprit de synthèse et capacité d’analyse.
• Résilience à des épisodes de stress.
• Envie de travailler à l’interface de plusieurs équipes constituées de collègues de tous âges (étudiant·es, chercheur·es, techniciens·nes, académiques), perpétuellement rajeunies (étudiant·es et chercheur·es) et passionnées par les questions de transition.

Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.